[Outil] Organisation Gala"

Manuel utilisateur — Plateforme Gala CREM

Application : gala.crem.fr Pôle : Animation Mis à jour le : 19/03/2026

1. Présentation générale

Gala CREM est une application web de gestion du gala annuel du CREM. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

Inscription des participants (sur place ou en amont) Attribution des places aux tables Suivi des paiements Gestion des régimes alimentaires et allergies Export des données pour l'organisation le jour J

L'application s'adresse à trois profils d'utilisateurs :

Profil Rôle Participant Choisit sa table via un identifiant personnel Vente (VP Repro & Sophie) Inscrit les participants sur place le jour du gala Administrateur (CM Gala & Sophie) Configure l'évènement, gère les inscrits, les tables et les exports

2. Accès à l'application

2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

Accéder à la page de connexion. Cliquer sur Se connecter avec Google. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé. L'application redirige automatiquement vers l'interface correspondant au rôle du compte (administration ou vente).

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique. Seuls les comptes Google figurant dans la liste des administrateurs ou des vendeurs peuvent se connecter.

2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation de l'interface d'administration ou de vente.

2.3. Accès participant (sans connexion)

Les participants n'ont pas besoin de compte. Ils accèdent à l'interface publique de choix de table directement depuis la page d'accueil du site, à l'aide de leur identifiant personnel.

3. Parcours participant — Choix de table

Ce parcours est accessible à tout participant disposant d'un identifiant de 6 caractères, communiqué après son inscription.

3.1. Identification

Se rendre sur la page d'accueil de l'application. Saisir l'identifiant de 6 caractères (lettres majuscules et chiffres) dans le champ prévu. Cliquer sur Valider.

Si l'identifiant est reconnu et que la phase de choix de table est ouverte, l'application affiche le plan de salle interactif. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche.

3.2. Sélection d'une table

Le plan de salle présente l'ensemble des tables sous forme de cartes numérotées. Chaque table est colorée selon sa disponibilité :

Couleur Signification Vert Table disponible (3 places ou plus) Orange Table presque complète (1 ou 2 places restantes) Rouge Table complète (sélection impossible) Bleu Table actuellement attribuée au participant

Pour choisir une table :

Cliquer sur une table disponible (verte ou orange). Une fenêtre de confirmation apparaît, indiquant le numéro de table et le nombre de places restantes. Confirmer le choix.

Si le participant avait déjà une table attribuée, l'ancienne attribution est automatiquement remplacée par la nouvelle.

3.3. Confirmation

Après validation du choix, une page de confirmation s'affiche avec :

Le numéro de la table attribuée La liste des autres personnes inscrites à la même table

Le participant peut revenir à la page de sélection pour modifier son choix tant que la phase de choix de table reste ouverte.

4. Interface Vente — Inscription sur place

L'interface Vente est destinée au personnel chargé de l'accueil et de l'inscription des participants le jour du gala.

4.1. Accéder à l'interface

Après connexion avec un compte autorisé pour la vente, l'application redirige automatiquement vers l'interface d'inscription.

4.2. Liste des inscriptions

La page d'accueil de l'interface Vente affiche la liste des inscriptions récentes, paginée par groupes de 50.

Un champ de recherche permet de retrouver un participant par :

Nom Prénom Identifiant (code de 6 caractères)

4.3. Inscrire un nouveau participant

Cliquer sur Nouvelle inscription. Remplir le formulaire :

Champ Obligatoire Description Prénom Oui Prénom du participant Nom Oui Nom de famille E-mail Non Adresse e-mail du participant Régime alimentaire Oui Végétarien, sans gluten, etc. Allergies Non Allergies alimentaires spécifiques Catégorie Oui Type de tarif (ex. Adulte, Enfant) Mode de paiement Oui Espèces, Chèque ou Carte bancaire

Cliquer sur Enregistrer.

L'application génère automatiquement un identifiant unique de 6 caractères pour le participant. Cet identifiant est affiché sur la fiche de l'inscrit et sert pour le choix de table.

Si la catégorie choisie est gratuite, le statut de paiement est automatiquement positionné sur « Gratuit » et aucun mode de paiement n'est demandé.

4.4. Consulter une inscription

Cliquer sur le nom d'un participant dans la liste pour afficher sa fiche complète, incluant son identifiant.

4.5. Modifier une inscription

Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Modifier. Ajuster les champs souhaités. Cliquer sur Enregistrer.

4.6. Supprimer une inscription

Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Supprimer. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive. Si le participant était attribué à une table, la place est libérée.

5. Administration — Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'interface d'administration. Il offre une vue d'ensemble de l'édition en cours.

5.1. Indicateurs généraux

Nombre total d'inscrits par rapport à la capacité totale (avec barre de progression) Inscrits avec table : nombre de participants ayant déjà choisi une table Inscrits sans table : nombre de participants n'ayant pas encore de table Places restantes : nombre de sièges encore disponibles

5.2. État des phases

Le tableau de bord indique si les deux phases de l'évènement sont ouvertes ou fermées :

Phase d'inscription : contrôle l'accès à l'inscription manuelle Phase de choix de table : contrôle l'accès au portail public de sélection de table

5.3. Répartition par catégorie

Tableau détaillant le nombre d'inscrits par catégorie tarifaire (ex. Musicien, Étudiant classique, Invité d'honneur).

5.4. Répartition par statut de paiement

Statut Description Payé Paiement reçu En attente Paiement non encore perçu Gratuit Catégorie exonérée de paiement

5.5. État des tables

Synthèse du remplissage des tables :

Nombre de tables complètes Nombre de tables partiellement remplies Nombre de tables vides

5.6. Régimes alimentaires

Liste des régimes alimentaires déclarés par les participants, regroupés par type.

6. Administration — Gestion des inscrits

6.1. Liste des inscrits

Accessible depuis le menu Inscrits, cette page affiche l'ensemble des participants enregistrés, paginés par groupes de 50.

6.2. Filtrer et rechercher

Filtre Description Recherche textuelle Nom, prénom ou adresse e-mail Catégorie Filtrer par catégorie tarifaire Statut de paiement Payé, En attente ou Gratuit Sans table Afficher uniquement les inscrits sans table attribuée

Les filtres sont cumulables.

6.3. Ajouter un inscrit

Cliquer sur Ajouter un inscrit. Remplir le formulaire :

Champ Obligatoire Description Prénom Oui Prénom du participant Nom Oui Nom de famille E-mail Oui Adresse e-mail Régime alimentaire Non Contrainte alimentaire Catégorie Oui Catégorie tarifaire Statut de paiement Oui Payé, En attente ou Gratuit Table Non Attribution directe à une table

Cliquer sur Enregistrer.

Un identifiant unique est généré automatiquement.

6.4. Modifier un inscrit

Dans la liste, cliquer sur Modifier en regard du participant. Ajuster les informations souhaitées, y compris la table et le statut de paiement. Cliquer sur Enregistrer.

6.5. Supprimer un inscrit

Cliquer sur Supprimer en regard du participant. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive et libère la place à la table si le participant en avait une.

7. Administration — Plan de salle

7.1. Vue d'ensemble

La page Tables présente l'ensemble des tables sous forme de cartes. Chaque carte indique :

Le numéro de la table Le nombre de places occupées par rapport à la capacité La liste des participants attribués à cette table

Couleur Signification Gris Table vide Jaune Table partiellement remplie Vert Table complète

Cliquer sur une carte pour déplier la liste détaillée des participants.

7.2. Retirer un participant d'une table

Déplier la carte de la table concernée. Cliquer sur Retirer à côté du nom du participant. Le participant perd son attribution de table mais reste inscrit.

7.3. Déplacer un participant

Déplier la carte de la table concernée. Cliquer sur Déplacer à côté du nom du participant. Sélectionner la table de destination parmi les tables disposant de places libres. Confirmer le déplacement.

Le système empêche le déplacement vers une table complète.

8. Administration — Configuration de l'édition

8.1. Paramètres de l'édition

Accessible depuis le menu Edition, cette page permet de configurer les paramètres de l'édition en cours.

Paramètre Description Date Date de l'évènement Lieu Lieu de l'évènement Nombre de tables Nombre total de tables disponibles (défaut : 74) Places par table Nombre de sièges par table (défaut : 9) Inscriptions ouvertes Active ou désactive la phase d'inscription manuelle Choix de table ouvert Active ou désactive le portail public de choix de table

Après modification, cliquer sur Enregistrer.

Lorsque le nombre de tables est augmenté, les nouvelles tables sont créées automatiquement. Il n'est pas possible de réduire le nombre de tables (pour éviter toute perte de données).

8.2. Gestion des catégories tarifaires

Les catégories définissent les différents tarifs applicables aux participants.

Ajouter une catégorie

Dans la section Catégories, remplir les champs :

Nom : intitulé de la catégorie (ex. « Musicien », « Étudiant classique », « Invité d'honneur ») Prix : montant en euros Gratuit : cocher si la catégorie est exonérée de paiement (le prix est alors ignoré) Cliquer sur Ajouter.

Modifier une catégorie

Cliquer sur Modifier en regard de la catégorie. Ajuster le nom, le prix ou le statut gratuit. Cliquer sur Enregistrer.

Supprimer une catégorie

Cliquer sur Supprimer en regard de la catégorie. Confirmer la suppression.

La suppression n'est possible que si aucun participant n'est rattaché à cette catégorie. Dans le cas contraire, il faut d'abord réassigner les participants concernés à une autre catégorie.

9. Administration — Exports

L'application permet d'exporter les données au format Excel (XLSX) pour exploitation externe (impression, partage, archivage).

9.1. Liste des inscrits

Colonne Description Nom Nom de famille Prénom Prénom E-mail Adresse e-mail Catégorie Catégorie tarifaire Prix Montant en euros Table Numéro de table (vide si non attribué) Statut paiement Payé, En attente ou Gratuit Régime alimentaire Contrainte alimentaire déclarée

Les données sont triées par nom de famille.

9.2. Plan de salle

Colonne Description Table Numéro de table Nom Nom de famille du participant Prénom Prénom du participant Catégorie Catégorie tarifaire Occupation Nombre de places occupées sur le total (ex. 7/9)

Les données sont triées par numéro de table. Les tables vides sont incluses dans l'export.

9.3. Régimes alimentaires

Colonne Description Régime Type de régime alimentaire Nom Nom de famille Prénom Prénom Table Numéro de table

Seuls les participants ayant déclaré un régime alimentaire apparaissent dans cet export. Les données sont triées par type de régime puis par nom.

10. Rôles et droits d'accès

10.1. Matrice des droits

Fonctionnalité Participant Vente Administrateur Choix de table (portail public) Oui — — Inscription sur place — Oui Oui Tableau de bord — — Oui Gestion des inscrits — — Oui Gestion des tables — — Oui Configuration de l'édition — — Oui Exports Excel — — Oui

10.2. Attribution des rôles

Les rôles sont déterminés par l'adresse e-mail du compte Google utilisé pour la connexion :

Administrateur : l'adresse e-mail figure dans la variable de configuration ADMIN_EMAILS Vente : l'adresse e-mail figure dans la variable de configuration VENTE_EMAILS

Un même compte peut cumuler les deux rôles. Dans ce cas, il accède à l'interface d'administration par défaut, mais peut également utiliser l'interface Vente.

La modification de ces listes est réservée à l'administrateur technique ayant accès à la configuration du serveur.

11. FAQ

Un participant a perdu son identifiant, comment le retrouver ?

Dans l'interface d'administration, rechercher le participant par son nom dans la section Inscrits. L'identifiant de 6 caractères est affiché sur sa fiche. Depuis l'interface Vente, utiliser la recherche par nom puis consulter la fiche du participant.

Comment fermer le choix de table avant l'évènement ?

Aller dans Edition, désactiver l'option Choix de table ouvert, puis enregistrer. Les participants ne pourront plus accéder au portail de sélection.

Un participant veut changer de table, comment faire ?

Deux possibilités :

Le participant peut lui-même modifier son choix depuis le portail public tant que la phase de choix de table est ouverte. Un administrateur peut déplacer le participant depuis la page Tables de l'interface d'administration.

Comment ajouter des tables supplémentaires ?

Aller dans Edition, augmenter le Nombre de tables, puis enregistrer. Les nouvelles tables sont créées automatiquement.

Comment modifier le prix d'une catégorie ?

Aller dans Edition, section Catégories, cliquer sur Modifier en regard de la catégorie concernée, ajuster le prix et enregistrer. Ce changement n'affecte pas rétroactivement le statut de paiement des participants déjà inscrits.

Peut-on supprimer une catégorie qui a des inscrits ?

Non. Il faut d'abord réassigner tous les participants de cette catégorie vers une autre catégorie, puis supprimer la catégorie devenue vide.

Comment obtenir la liste des régimes alimentaires pour le traiteur ?

Utiliser l'export Régimes alimentaires (menu Exports). Le fichier Excel obtenu peut être transmis directement au traiteur.

Est-il possible de revenir sur une suppression ?

Non. Toute suppression (inscrit ou catégorie) est définitive. Il est recommandé d'effectuer un export avant toute opération de suppression importante.

Comment savoir combien de places restent disponibles ?

Le tableau de bord affiche en temps réel le nombre de places restantes, ainsi qu'une barre de progression indiquant le taux de remplissage global.

Que se passe-t-il si un participant tente de choisir une table complète ?

Le système empêche la sélection. Les tables complètes apparaissent en rouge et ne sont pas cliquables dans le portail de choix de table.