[Outil] Organisation EB

Manuel utilisateur — Plateforme Examen Blanc

Application : eb.tutorat.crem.fr Pôle : Tutorat Mis à jour le : 28/03/2026

1. Présentation générale

CREM Examen Blanc est une application web de gestion du placement des étudiants pour l'Examen Blanc organisé par le CREM Poitiers. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

Synchronisation des inscriptions depuis HelloAsso Validation des étudiants par rapport à leur tarif et leur numéro CREM Placement automatique dans les amphithéâtres selon des règles métier précises Corrections manuelles d'affectation Export des listes de salle et feuilles d'émargement au format Excel

L'application s'adresse exclusivement à un profil d'utilisateur :

Profil Rôle Administrateur Synchronise les données, lance le placement, gère les affectations et génère les exports

L'accès est restreint aux adresses e-mail autorisées par l'administrateur technique. Il n'existe pas de portail public ou d'interface participant.

2. Accès à l'application

2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

Accéder à eb.tutorat.crem.fr. Cliquer sur Se connecter avec Google. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé. L'application redirige automatiquement vers le tableau de bord.

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique dans la liste blanche (AUTH_WHITELIST). Tout compte Google non listé se verra refuser l'accès avec un message d'erreur.

2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation en haut de l'interface. La session est immédiatement invalidée.

3. Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il offre une vue d'ensemble de l'état du placement en cours et permet de déclencher les actions principales.

3.1. Indicateurs généraux

La zone de statistiques affiche six métriques en temps réel :

Indicateur Description Total Nombre total d'étudiants importés depuis HelloAsso À placer Étudiants éligibles au placement (non exclus, sans erreur bloquante) Placés Étudiants ayant reçu une affectation dans un amphithéâtre Non placés Étudiants éligibles mais sans amphithéâtre attribué Exclus Étudiants inscrits en tarif « Récupération sans passer l'épreuve » Erreurs Étudiants présentant une incohérence entre leur tarif et leur numéro CREM Manuel Étudiants ayant été affectés manuellement par un administrateur

3.2. État de la synchronisation

Le tableau de bord affiche la date et l'heure de la dernière synchronisation avec HelloAsso, ainsi que son statut (succès ou échoué). Un bouton Synchroniser permet de déclencher une nouvelle synchronisation à tout moment.

3.3. Vue par amphithéâtre

Pour chaque amphithéâtre, une barre de progression indique le taux de remplissage avec le nombre de places occupées sur la capacité totale. Des boutons d'action rapide permettent d'accéder à la vue détaillée de l'amphithéâtre ou de télécharger ses exports directement depuis le tableau de bord.

4. Synchronisation des inscriptions (HelloAsso)

La synchronisation récupère les inscriptions validées depuis le formulaire HelloAsso du CREM et met à jour la base de données locale.

4.1. Lancer une synchronisation

Depuis le tableau de bord, cliquer sur Synchroniser. Patienter le temps du traitement (quelques secondes à quelques minutes selon le volume d'inscriptions). L'application redirige vers le tableau de bord avec un message de confirmation.

La synchronisation peut être relancée autant de fois que nécessaire. Elle est non destructive : les affectations existantes sont conservées sauf si les données de l'étudiant ont changé.

4.2. Résultat de la synchronisation

Le message de confirmation indique :

Le nombre de nouveaux enregistrements créés. Le nombre d'enregistrements mis à jour.

En cas d'erreur (problème de connexion à HelloAsso, token expiré, etc.), un message d'erreur s'affiche. Contacter l'administrateur technique si l'erreur persiste.

Ce que la synchronisation importe :

Donnée Source Nom, Prénom Formulaire HelloAsso Adresse e-mail Formulaire HelloAsso Numéro CREM Champ personnalisé contenant « CREM » URL photo Champ personnalisé contenant « Photo » Tarif Intitulé du tarif choisi lors de l'inscription Statut « Exclu » Tarif = « Récupération sans passer l'épreuve »

Seules les inscriptions au statut Traité (Processed) dans HelloAsso sont importées.

5. Gestion des étudiants

5.1. Liste des étudiants

Accessible depuis le menu Étudiants, cette page affiche l'ensemble des participants importés, paginés par groupes de 50.

Colonne Description N° Place Numéro de place attribué dans l'amphithéâtre N° CREM Identifiant CREM de l'étudiant Nom Nom de famille Prénom Prénom Tarif Catégorie tarifaire HelloAsso Amphi Amphithéâtre affecté (vide si non placé) Statut Placé / Non placé / Exclu / Erreur

Les lignes en rouge signalent les étudiants présentant une erreur de cohérence.

5.2. Filtrer et rechercher

Filtre Description Recherche textuelle Nom, prénom, numéro CREM ou adresse e-mail Amphithéâtre Filtrer par amphithéâtre affecté Tarif Filtrer par catégorie tarifaire Statut Placé, Non placé, Exclu ou Erreur

Les filtres sont cumulables. Cliquer sur Rechercher (ou appuyer sur Entrée) pour appliquer.

5.3. Étudiants en erreur

La page Erreurs liste uniquement les étudiants présentant une incohérence entre leur tarif HelloAsso et leur numéro CREM :

Erreur Description CREM commençant par 1 + tarif LAS 2/3 Numéro de première année incompatible avec le tarif LAS 2/3 CREM commençant par 9 + tarif LAS 1 Numéro de deuxième année incompatible avec le tarif LAS 1

Ces étudiants sont tout de même placés par l'algorithme mais sont signalés pour vérification manuelle.

5.4. Affectation manuelle d'un étudiant

Dans la liste des étudiants, cliquer sur le bouton d'affectation en regard de l'étudiant concerné. Dans la fenêtre modale, sélectionner l'amphithéâtre dans la liste déroulante. Saisir le numéro de place (20 caractères maximum). Cliquer sur Enregistrer.

L'étudiant est marqué comme placé manuellement. Les affectations manuelles sont préservées lors d'une réinitialisation partielle.

Pour retirer l'affectation d'un étudiant, sélectionner « Aucun amphithéâtre » dans la liste déroulante.

5.5. Vue par amphithéâtre

Accessible depuis le menu Amphithéâtres ou depuis le tableau de bord. Des onglets permettent de naviguer entre les amphithéâtres. La capacité et le nombre de places occupées sont rappelés en en-tête. Des boutons d'export sont disponibles directement depuis cette vue.

6. Placement automatique

L'algorithme affecte automatiquement chaque étudiant à un amphithéâtre et à un numéro de place selon les règles métier du CREM.

6.1. Catégories tarifaires

Groupe Tarifs concernés Membres LAS 1 LAS 1 – Inscrits au Tutorat · LAS 1 – Inscrits au CREM sans le Tutorat · UE3 + UE4 (LAS 1) Membres LAS 2/3 LAS 2/3 – Inscrits au Tutorat · LAS 2/3 – Inscrits au CREM sans le Tutorat Exclus Récupération sans passer l'épreuve (non placés)

6.2. Logique de répartition par amphithéâtre

Priorité Amphithéâtre(s) Population cible Ordre de tri 1 Debré gauche → Debré droit → Debré haut Membres LAS 1 CREM 1xxx en premier, puis 7xxx, puis autres 2 Côme Bas → Côme Haut → Beauchamps Membres LAS 2/3 (CREM non 1xxx) N° CREM croissant 3 Beauchamps → Tourette Non-membres LAS 2/3 + débordement Côme N° CREM croissant 4 Rambaud → Tourette Non-membres LAS 1 N° CREM croissant 5 Tourette → Lefèvre Débordements (file FIFO) Ordre d'arrivée 6 Lefèvre Dernier débordement —

Les numéros de place sont attribués en triant les étudiants par numéro CREM croissant au sein de chaque amphithéâtre, à partir du plan de salle importé.

6.3. Lancer le placement automatique

Depuis le tableau de bord, cliquer sur Lancer le placement. Patienter le temps du traitement. Un message de confirmation indique le nombre d'étudiants placés, non placés et en erreur.

Le placement peut être relancé à tout moment. Il remplace les affectations existantes (sauf les affectations manuelles si l'option est activée).

6.4. Réinitialiser le placement

Option Comportement Réinitialisation complète Supprime toutes les affectations, y compris les placements manuels Réinitialisation partielle Supprime uniquement les affectations automatiques ; les placements manuels sont préservés

Depuis le tableau de bord, cliquer sur Réinitialiser le placement. Choisir le mode de réinitialisation. Confirmer l'action.

7. Exports

7.1. Liste de salle par amphithéâtre

Colonne Description N° Place Numéro de place dans l'amphithéâtre N° CREM Identifiant CREM de l'étudiant Nom Nom de famille (en majuscules) Prénom Prénom Amphi Nom de l'amphithéâtre Tarif Catégorie tarifaire HelloAsso

En-tête fond bleu, colonnes dimensionnées pour impression directe.

7.2. Feuille d'émargement par amphithéâtre

Colonne Description N° Numéro de ligne N° Place Numéro de place N° CREM Identifiant CREM Nom Nom de famille Prénom Prénom Signature Colonne vide pour signature manuscrite

Mise en forme pour impression : hauteur de lignes augmentée, couleurs alternées, bordures, en-tête foncé.

7.3. Export complet (ZIP)

Depuis le tableau de bord, cliquer sur Exporter tout. L'archive contient :

export-complet-examen-blanc.zip
├── listes/        ← listes de salle par amphithéâtre
└── emargements/   ← feuilles d'émargement par amphithéâtre

Seuls les amphithéâtres avec au moins un étudiant placé sont inclus.

8. Droits d'accès

Fonctionnalité Administrateur Tableau de bord Oui Synchronisation HelloAsso Oui Liste des étudiants Oui Étudiants en erreur Oui Affectation manuelle Oui Vue par amphithéâtre Oui Placement automatique Oui Réinitialisation du placement Oui Export liste de salle Oui Export feuille d'émargement Oui Export complet ZIP Oui

Les adresses e-mail autorisées sont définies dans la variable AUTH_WHITELIST sur le serveur par l'administrateur technique.

9. FAQ

La synchronisation a échoué, que faire ?

Vérifier la connexion internet. Si l'erreur persiste, contacter l'administrateur technique — il peut s'agir d'un token HelloAsso expiré nécessitant une régénération des identifiants API.

Des étudiants n'apparaissent pas après la synchronisation, pourquoi ?

Seules les inscriptions au statut Traité dans HelloAsso sont importées. Les inscriptions en attente de validation ou annulées n'apparaissent pas.

Un étudiant est en erreur, doit-on l'exclure ?

Non. Les étudiants en erreur sont tout de même placés. L'erreur signale une incohérence à vérifier manuellement. Corriger si nécessaire via l'affectation manuelle.

Les placements manuels sont-ils conservés lors d'un nouveau placement automatique ?

Oui, avec l'option Réinitialisation partielle. Ils ne sont effacés qu'en cas de Réinitialisation complète.

Peut-on relancer le placement plusieurs fois ?

Oui. Il est recommandé de vérifier les erreurs après chaque lancement.

Comment obtenir les listes pour le jour de l'examen ?

Cliquer sur Exporter tout depuis le tableau de bord. Il est aussi possible d'exporter amphithéâtre par amphithéâtre depuis la vue dédiée.

Un étudiant est exclu du placement, pourquoi ?

L'étudiant s'est inscrit avec le tarif Récupération sans passer l'épreuve : il ne passe pas l'épreuve et n'a pas besoin de place dans un amphithéâtre.

Est-il possible de revenir sur une réinitialisation ?

Non. Toute réinitialisation est définitive. Effectuer un export complet avant toute opération importante.