[Outil] Organisation EB
Manuel utilisateur
Application : eb.tutorat.crem.fr Pôle : Tutorat Mis à jour le : 28/03/2026
1. Présentation générale
CREM Examen Blanc est une application web de gestion du placement des étudiants pour l'Examen Blanc organisé par le CREM Poitiers. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :
- Synchronisation des inscriptions depuis HelloAsso
- Validation des étudiants par rapport à leur tarif et leur numéro CREM
- Placement automatique dans les amphithéâtres selon des règles métier précises
- Corrections manuelles d'affectation
- Export des listes de salle et feuilles d'émargement au format Excel
L'application s'adresse exclusivement à un profil d'utilisateur :
| Profil | Rôle |
|---|---|
| Administrateur | Synchronise les données, lance le placement, gère les affectations et génère les exports |
L'accès est restreint aux adresses e-mail autorisées par l'administrateur technique. Il n'existe pas de portail public ou d'interface participant.
2. Accès à l'application
2.1. Connexion
L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.
- Accéder à eb.tutorat.crem.fr.
- Cliquer sur Se connecter avec Google.
- Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
- L'application redirige automatiquement vers le tableau de bord.
Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique dans la liste blanche (AUTH_WHITELIST). Tout compte Google non listé se verra refuser l'accès avec un message d'erreur.
2.2. Déconnexion
Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation en haut de l'interface. La session est immédiatement invalidée.
3. Tableau de bord
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il offre une vue d'ensemble de l'état du placement en cours et permet de déclencher les actions principales.
3.1. Indicateurs généraux
La zone de statistiques affiche six métriques en temps réel :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total | Nombre total d'étudiants importés depuis HelloAsso |
| À placer | Étudiants éligibles au placement (non exclus, sans erreur bloquante) |
| Placés | Étudiants ayant reçu une affectation dans un amphithéâtre |
| Non placés | Étudiants éligibles mais sans amphithéâtre attribué |
| Exclus | Étudiants inscrits en tarif « Récupération sans passer l'épreuve » |
| Erreurs | Étudiants présentant une incohérence entre leur tarif et leur numéro CREM |
| Manuel | Étudiants ayant été affectés manuellement par un administrateur |
3.2. État de la synchronisation
Le tableau de bord affiche la date et l'heure de la dernière synchronisation avec HelloAsso, ainsi que son statut (succès ou échoué). Un bouton Synchroniser permet de déclencher une nouvelle synchronisation à tout moment.
3.3. Vue par amphithéâtre
Pour chaque amphithéâtre, une barre de progression indique le taux de remplissage avec le nombre de places occupées sur la capacité totale. Des boutons d'action rapide permettent d'accéder à la vue détaillée de l'amphithéâtre ou de télécharger ses exports directement depuis le tableau de bord.
4. Synchronisation des inscriptions (HelloAsso)
La synchronisation récupère les inscriptions validées depuis le formulaire HelloAsso du CREM et met à jour la base de données locale.
4.1. Lancer une synchronisation
- Depuis le tableau de bord, cliquer sur Synchroniser.
- Patienter le temps du traitement (quelques secondes à quelques minutes selon le volume d'inscriptions).
- L'application redirige vers le tableau de bord avec un message de confirmation.
La synchronisation peut être relancée autant de fois que nécessaire. Elle est non destructive : les affectations existantes sont conservées sauf si les données de l'étudiant ont changé.
4.2. Résultat de la synchronisation
Le message de confirmation indique :
- Le nombre de nouveaux enregistrements créés.
- Le nombre d'enregistrements mis à jour.
En cas d'erreur (problème de connexion à HelloAsso, token expiré, etc.), un message d'erreur s'affiche. Contacter l'administrateur technique si l'erreur persiste.
Ce que la synchronisation importe :
| Donnée | Source |
|---|---|
| Nom, Prénom | Formulaire HelloAsso |
| Adresse e-mail | Formulaire HelloAsso |
| Numéro CREM | Champ personnalisé contenant « CREM » |
| URL photo | Champ personnalisé contenant « Photo » |
| Tarif | Intitulé du tarif choisi lors de l'inscription |
| Statut « Exclu » | Tarif = « Récupération sans passer l'épreuve » |
Seules les inscriptions au statut Traité (Processed) dans HelloAsso sont importées.
5. Gestion des étudiants
5.1. Liste des étudiants
Accessible depuis le menu Étudiants, cette page affiche l'ensemble des participants importés, paginés par groupes de 50.
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° Place | Numéro de place attribué dans l'amphithéâtre |
| N° CREM | Identifiant CREM de l'étudiant |
| Nom | Nom de famille |
| Prénom | Prénom |
| Tarif | Catégorie tarifaire HelloAsso |
| Amphi | Amphithéâtre affecté (vide si non placé) |
| Statut | Placé / Non placé / Exclu / Erreur |
Les lignes en rouge signalent les étudiants présentant une erreur de cohérence.
5.2. Filtrer et rechercher
| Filtre | Description |
|---|---|
| Recherche textuelle | Nom, prénom, numéro CREM ou adresse e-mail |
| Amphithéâtre | Filtrer par amphithéâtre affecté |
| Tarif | Filtrer par catégorie tarifaire |
| Statut | Placé, Non placé, Exclu ou Erreur |
Les filtres sont cumulables. Cliquer sur Rechercher (ou appuyer sur Entrée) pour appliquer.
5.3. Étudiants en erreur
La page Erreurs liste uniquement les étudiants présentant une incohérence entre leur tarif HelloAsso et leur numéro CREM :
| Erreur | Description |
|---|---|
CREM commençant par 1 + tarif LAS 2/3 |
Numéro de première année incompatible avec le tarif LAS 2/3 |
CREM commençant par 9 + tarif LAS 1 |
Numéro de deuxième année incompatible avec le tarif LAS 1 |
Ces étudiants sont tout de même placés par l'algorithme mais sont signalés pour vérification manuelle.
5.4. Affectation manuelle d'un étudiant
- Dans la liste des étudiants, cliquer sur le bouton d'affectation en regard de l'étudiant concerné.
- Dans la fenêtre modale, sélectionner l'amphithéâtre dans la liste déroulante.
- Saisir le numéro de place (20 caractères maximum).
- Cliquer sur Enregistrer.
L'étudiant est marqué comme placé manuellement. Les affectations manuelles sont préservées lors d'une réinitialisation partielle.
Pour retirer l'affectation d'un étudiant, sélectionner « Aucun amphithéâtre » dans la liste déroulante.
5.5. Vue par amphithéâtre
Accessible depuis le menu Amphithéâtres ou depuis le tableau de bord. Des onglets permettent de naviguer entre les amphithéâtres. La capacité et le nombre de places occupées sont rappelés en en-tête. Des boutons d'export sont disponibles directement depuis cette vue.
6. Placement automatique
L'algorithme affecte automatiquement chaque étudiant à un amphithéâtre et à un numéro de place selon les règles métier du CREM.
6.1. Catégories tarifaires
| Groupe | Tarifs concernés |
|---|---|
| Membres LAS 1 | LAS 1 – Inscrits au Tutorat · LAS 1 – Inscrits au CREM sans le Tutorat · UE3 + UE4 (LAS 1) |
| Membres LAS 2/3 | LAS 2/3 – Inscrits au Tutorat · LAS 2/3 – Inscrits au CREM sans le Tutorat |
| Exclus | Récupération sans passer l'épreuve (non placés) |
6.2. Logique de répartition par amphithéâtre
| Priorité | Amphithéâtre(s) | Population cible | Ordre de tri |
|---|---|---|---|
| 1 | Debré gauche → Debré droit → Debré haut | Membres LAS 1 | CREM 1xxx en premier, puis 7xxx, puis autres |
| 2 | Côme Bas → Côme Haut → Beauchamps | Membres LAS 2/3 (CREM non 1xxx) | N° CREM croissant |
| 3 | Beauchamps → Tourette | Non-membres LAS 2/3 + débordement Côme | N° CREM croissant |
| 4 | Rambaud → Tourette | Non-membres LAS 1 | N° CREM croissant |
| 5 | Tourette → Lefèvre | Débordements (file FIFO) | Ordre d'arrivée |
| 6 | Lefèvre | Dernier débordement | — |
Les numéros de place sont attribués en triant les étudiants par numéro CREM croissant au sein de chaque amphithéâtre, à partir du plan de salle importé.
6.3. Lancer le placement automatique
- Depuis le tableau de bord, cliquer sur Lancer le placement.
- Patienter le temps du traitement.
- Un message de confirmation indique le nombre d'étudiants placés, non placés et en erreur.
Le placement peut être relancé à tout moment. Il remplace les affectations existantes (sauf les affectations manuelles si l'option est activée).
6.4. Réinitialiser le placement
| Option | Comportement |
|---|---|
| Réinitialisation complète | Supprime toutes les affectations, y compris les placements manuels |
| Réinitialisation partielle | Supprime uniquement les affectations automatiques ; les placements manuels sont préservés |
- Depuis le tableau de bord, cliquer sur Réinitialiser le placement.
- Choisir le mode de réinitialisation.
- Confirmer l'action.
7. Exports
7.1. Liste de salle par amphithéâtre
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° Place | Numéro de place dans l'amphithéâtre |
| N° CREM | Identifiant CREM de l'étudiant |
| Nom | Nom de famille (en majuscules) |
| Prénom | Prénom |
| Amphi | Nom de l'amphithéâtre |
| Tarif | Catégorie tarifaire HelloAsso |
En-tête fond bleu, colonnes dimensionnées pour impression directe.
7.2. Feuille d'émargement par amphithéâtre
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° | Numéro de ligne |
| N° Place | Numéro de place |
| N° CREM | Identifiant CREM |
| Nom | Nom de famille |
| Prénom | Prénom |
| Signature | Colonne vide pour signature manuscrite |
Mise en forme pour impression : hauteur de lignes augmentée, couleurs alternées, bordures, en-tête foncé.
7.3. Export complet (ZIP)
Depuis le tableau de bord, cliquer sur Exporter tout. L'archive contient :
export-complet-examen-blanc.zip
├── listes/ ← listes de salle par amphithéâtre
└── emargements/ ← feuilles d'émargement par amphithéâtre
Seuls les amphithéâtres avec au moins un étudiant placé sont inclus.
8. Droits d'accès
| Fonctionnalité | Administrateur |
|---|---|
| Tableau de bord | Oui |
| Synchronisation HelloAsso | Oui |
| Liste des étudiants | Oui |
| Étudiants en erreur | Oui |
| Affectation manuelle | Oui |
| Vue par amphithéâtre | Oui |
| Placement automatique | Oui |
| Réinitialisation du placement | Oui |
| Export liste de salle | Oui |
| Export feuille d'émargement | Oui |
| Export complet ZIP | Oui |
Les adresses e-mail autorisées sont définies dans la variable AUTH_WHITELIST sur le serveur par l'administrateur technique.
9. FAQ
La synchronisation a échoué, que faire ?
Vérifier la connexion internet. Si l'erreur persiste, contacter l'administrateur technique — il peut s'agir d'un token HelloAsso expiré nécessitant une régénération des identifiants API.
Des étudiants n'apparaissent pas après la synchronisation, pourquoi ?
Seules les inscriptions au statut Traité dans HelloAsso sont importées. Les inscriptions en attente de validation ou annulées n'apparaissent pas.
Un étudiant est en erreur, doit-on l'exclure ?
Non. Les étudiants en erreur sont tout de même placés. L'erreur signale une incohérence à vérifier manuellement. Corriger si nécessaire via l'affectation manuelle.
Les placements manuels sont-ils conservés lors d'un nouveau placement automatique ?
Oui, avec l'option Réinitialisation partielle. Ils ne sont effacés qu'en cas de Réinitialisation complète.
Peut-on relancer le placement plusieurs fois ?
Oui. Il est recommandé de vérifier les erreurs après chaque lancement.
Comment obtenir les listes pour le jour de l'examen ?
Cliquer sur Exporter tout depuis le tableau de bord. Il est aussi possible d'exporter amphithéâtre par amphithéâtre depuis la vue dédiée.
Un étudiant est exclu du placement, pourquoi ?
L'étudiant s'est inscrit avec le tarif Récupération sans passer l'épreuve : il ne passe pas l'épreuve et n'a pas besoin de place dans un amphithéâtre.
Est-il possible de revenir sur une réinitialisation ?
Non. Toute réinitialisation est définitive. Effectuer un export complet avant toute opération importante.