# Postes

Fiches de poste des membres du CREM

# Bureau Restreint

# Président·e

**Pôle :** Bureau Restreint **Mis à jour le :** 01/07/2025 **Rédigé par :** Dorian TRIPONEL & Mathéo MILLEY-ARJALIES

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## Missions principales

- **Représenter l'association** auprès des instances universitaires et hospitalières
- **Coordonner les pôles** : animer les réunions, assurer la communication inter-pôles
- **Gérer les conflits** internes et externes
- **Signer les documents officiels** engageant l'association (conventions, contrats, courriers)
- **Superviser la mise en œuvre** des projets et décisions du CA
- Être l'interlocuteur·trice principal·e des partenaires institutionnels (Doyen, CHU, Mairie…)

## Compétences requises

- Leadership et capacité à fédérer une équipe
- Sens de la communication et de la diplomatie
- Organisation et gestion des priorités
- Bonne connaissance du fonctionnement associatif
- Disponibilité importante (poste très chronophage)

## Contraintes

- Disponibilité tout au long de l'année (y compris vacances)
- Nombreuses réunions avec les partenaires extérieurs
- Responsabilité légale de l'association

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature de la relation</th></tr></thead><tbody><tr><td>Marina Chatendeau</td><td>Contact régulier (administration faculté)</td></tr><tr><td>Stéphanie Trouillé</td><td>Contact régulier</td></tr><tr><td>Virginie Neveu</td><td>Contact régulier</td></tr><tr><td>Bureau Restreint</td><td>Travail quotidien</td></tr><tr><td>VP de chaque pôle</td><td>Coordination hebdomadaire</td></tr><tr><td>Doyen de la faculté</td><td>Réunions régulières</td></tr></tbody></table>

## Passation de poste

La passation se fait lors de l'Assemblée Générale. Prévoir :

- Transfert des accès (email, comptes en ligne, signature)
- Présentation des dossiers en cours
- Introduction auprès des principaux partenaires

# Secrétaire Général

**Pôle :** Bureau Restreint **Mis à jour le :** 21/05/2025 **Rédigé par :** MERCERON Aubin

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## Missions principales

- **Rédiger les PV** (procès-verbaux) du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale
- **Gérer le planning ménage** des locaux du CREM
- **Effectuer le changement de bureau** auprès de la préfecture lors du renouvellement du bureau
- **Maintenir l'annuaire du CA** à jour
- Gérer le courrier officiel de l'association
- Archiver les documents administratifs

## Compétences requises

- Rigueur administrative
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, tableur)
- Capacité de synthèse pour la rédaction des PV
- Organisation et sens de l'archivage

## Tâches récurrentes

### En début de mandat

- Déclaration du nouveau bureau à la préfecture
- Mise à jour des accès et signatures

### Tout au long de l'année

- Rédaction et diffusion des PV après chaque CA
- Mise à jour de l'annuaire du CA
- Gestion du planning d'entretien des locaux

### En fin de mandat

- Archivage complet de l'année
- Transmission au/à la successeur·e

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature de la relation</th></tr></thead><tbody><tr><td>Président·e</td><td>Travail quotidien, signature des PV</td></tr><tr><td>Membres du CA</td><td>Relecture et validation des PV</td></tr><tr><td>Préfecture</td><td>Contact administratif (changement bureau)</td></tr></tbody></table>

# Trésorier·e

**Pôle :** Bureau Restreint **Mis à jour le :** 02/07/2025 **Rédigé par :** Mathéo MILLEY-ARJALIES

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## Missions principales

- **Gestion financière** globale de l'association
- **Comptabilité** : suivi des recettes et dépenses, tenue des livres de comptes
- **Gestion des subventions** : montage des dossiers, suivi, bilan financier
- **Maîtrise d'Excel** pour les tableaux de suivi budgétaire
- Préparation du bilan financier pour l'Assemblée Générale
- Gestion des remboursements de frais aux membres

## Compétences requises

- Rigueur et sens des chiffres
- Maîtrise d'Excel (tableaux croisés dynamiques, formules)
- Connaissance de base de la comptabilité associative
- Sens de l'organisation et archivage des justificatifs

## Outils utilisés

- **Excel** : tableaux de bord budgétaires
- **Logiciel comptable associatif** (si applicable)
- Compte bancaire de l'association

## Tâches récurrentes

### En début d'année

- Établir le budget prévisionnel
- Renouveler les dossiers de demandes de subventions

### Tout au long de l'année

- Saisir chaque dépense et recette
- Vérifier les relevés bancaires
- Rembourser les membres sur justificatifs

### En fin d'année

- Clôturer les comptes
- Préparer le bilan financier pour l'AG
- Transmettre la comptabilité au/à la successeur·e

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature de la relation</th></tr></thead><tbody><tr><td>Associé·e comptable</td><td>Supervision, conseil</td></tr><tr><td>Président·e</td><td>Validation des dépenses importantes</td></tr><tr><td>VP de chaque pôle</td><td>Gestion des budgets par pôle</td></tr><tr><td>Partenaires/Subventionneurs</td><td>CVEC, Mairie, Région, etc.</td></tr></tbody></table>

# Pôle Animation

# VP Animation

**Pôle :** Animation **Mis à jour le :** 2025

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## Missions principales

- **Organiser les soirées** étudiantes du CREM tout au long de l'année
- **Développer les partenariats** avec les établissements de nuit (boîtes de nuit, bars)
- **Gérer la communication** des événements Animation : Instagram, affiches
- Superviser et coordonner les Chargé·es de Mission du pôle
- Définir le programme d'animation de l'année
- Négocier les contrats avec les établissements partenaires

## Compétences requises

- Créativité et sens de l'organisation
- Aisance relationnelle et capacités de négociation
- Maîtrise des réseaux sociaux (Instagram)
- Maîtrise de Canva pour la création d'affiches
- Gestion budgétaire

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature de la relation</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Communication</td><td>Coordination pour la communication des événements</td></tr><tr><td>Gérants de boîtes de nuit</td><td>Partenariats et contrats</td></tr><tr><td>CM Gala, CM Ski, CM Sport &amp; Culture</td><td>Supervision directe</td></tr><tr><td>Trésorier·e</td><td>Gestion des budgets événementiels</td></tr></tbody></table>

## Événements organisés

- **Soirées régulières** : karaoké, soirées à thème, etc.
- **Gala** : soirée annuelle de gala (voir [CM Gala](https://wiki.crem.fr/cm-gala))
- **Voyage au ski** : semaine de ski annuelle (voir [CM Ski](https://wiki.crem.fr/cm-ski))
- **Événements Sport &amp; Culture** (voir [CM Sport &amp; Culture](https://wiki.crem.fr/cm-sport-culture))

# [Outil] Organisation Gala

# Manuel utilisateur

**Application :** [gala.crem.fr](https://gala.crem.fr) **Pôle :** Animation **Mis à jour le :** 19/03/2026

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## 1. Présentation générale

**Gala CREM** est une application web de gestion du gala annuel du CREM. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

- Inscription des participants (sur place ou en amont)
- Attribution des places aux tables
- Suivi des paiements
- Gestion des régimes alimentaires et allergies
- Export des données pour l'organisation le jour J

L'application s'adresse à trois profils d'utilisateurs :

<table id="bkmrk-profil-r%C3%B4le-particip"><thead><tr><th>Profil</th><th>Rôle</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Participant**</td><td>Choisit sa table via un identifiant personnel</td></tr><tr><td>**Vente (VP Repro &amp; Sophie)**</td><td>Inscrit les participants sur place le jour du gala</td></tr><tr><td>**Administrateur (CM Gala &amp; Sophie)**</td><td>Configure l'évènement, gère les inscrits, les tables et les exports</td></tr></tbody></table>

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## 2. Accès à l'application

### 2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

1. Accéder à la page de connexion.
2. Cliquer sur **Se connecter avec Google**.
3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
4. L'application redirige automatiquement vers l'interface correspondant au rôle du compte (administration ou vente).

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique. Seuls les comptes Google figurant dans la liste des administrateurs ou des vendeurs peuvent se connecter.

### 2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton **Déconnexion** présent dans la barre de navigation de l'interface d'administration ou de vente.

### 2.3. Accès participant (sans connexion)

Les participants n'ont pas besoin de compte. Ils accèdent à l'interface publique de choix de table directement depuis la page d'accueil du site, à l'aide de leur identifiant personnel.

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## 3. Parcours participant — Choix de table

Ce parcours est accessible à tout participant disposant d'un identifiant de 6 caractères, communiqué après son inscription.

### 3.1. Identification

1. Se rendre sur la page d'accueil de l'application.
2. Saisir l'identifiant de 6 caractères (lettres majuscules et chiffres) dans le champ prévu.
3. Cliquer sur **Valider**.

Si l'identifiant est reconnu et que la phase de choix de table est ouverte, l'application affiche le plan de salle interactif. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche.

### 3.2. Sélection d'une table

Le plan de salle présente l'ensemble des tables sous forme de cartes numérotées. Chaque table est colorée selon sa disponibilité :

<table id="bkmrk-couleur-significatio"><thead><tr><th>Couleur</th><th>Signification</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Vert**</td><td>Table disponible (3 places ou plus)</td></tr><tr><td>**Orange**</td><td>Table presque complète (1 ou 2 places restantes)</td></tr><tr><td>**Rouge**</td><td>Table complète (sélection impossible)</td></tr><tr><td>**Bleu**</td><td>Table actuellement attribuée au participant</td></tr></tbody></table>

Pour choisir une table :

1. Cliquer sur une table disponible (verte ou orange).
2. Une fenêtre de confirmation apparaît, indiquant le numéro de table et le nombre de places restantes.
3. Confirmer le choix.

Si le participant avait déjà une table attribuée, l'ancienne attribution est automatiquement remplacée par la nouvelle.

### 3.3. Confirmation

Après validation du choix, une page de confirmation s'affiche avec :

- Le numéro de la table attribuée
- La liste des autres personnes inscrites à la même table

Le participant peut revenir à la page de sélection pour modifier son choix tant que la phase de choix de table reste ouverte.

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## 4. Interface Vente — Inscription sur place

L'interface Vente est destinée au personnel chargé de l'accueil et de l'inscription des participants le jour du gala.

### 4.1. Accéder à l'interface

Après connexion avec un compte autorisé pour la vente, l'application redirige automatiquement vers l'interface d'inscription.

### 4.2. Liste des inscriptions

La page d'accueil de l'interface Vente affiche la liste des inscriptions récentes, paginée par groupes de 50.

Un champ de recherche permet de retrouver un participant par :

- Nom
- Prénom
- Identifiant (code de 6 caractères)

### 4.3. Inscrire un nouveau participant

1. Cliquer sur **Nouvelle inscription**.
2. Remplir le formulaire :

<table id="bkmrk-champ-obligatoire-de"><thead><tr><th>Champ</th><th>Obligatoire</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>Prénom</td><td>Oui</td><td>Prénom du participant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Oui</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>E-mail</td><td>Non</td><td>Adresse e-mail du participant</td></tr><tr><td>Régime alimentaire</td><td>Oui</td><td>Végétarien, sans gluten, etc.</td></tr><tr><td>Allergies</td><td>Non</td><td>Allergies alimentaires spécifiques</td></tr><tr><td>Catégorie</td><td>Oui</td><td>Type de tarif (ex. Adulte, Enfant)</td></tr><tr><td>Mode de paiement</td><td>Oui</td><td>Espèces, Chèque ou Carte bancaire</td></tr></tbody></table>

3. Cliquer sur **Enregistrer**.

L'application génère automatiquement un identifiant unique de 6 caractères pour le participant. Cet identifiant est affiché sur la fiche de l'inscrit et sert pour le choix de table.

Si la catégorie choisie est gratuite, le statut de paiement est automatiquement positionné sur « Gratuit » et aucun mode de paiement n'est demandé.

### 4.4. Consulter une inscription

Cliquer sur le nom d'un participant dans la liste pour afficher sa fiche complète, incluant son identifiant.

### 4.5. Modifier une inscription

1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur **Modifier**.
2. Ajuster les champs souhaités.
3. Cliquer sur **Enregistrer**.

### 4.6. Supprimer une inscription

1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur **Supprimer**.
2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive. Si le participant était attribué à une table, la place est libérée.

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## 5. Administration — Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'interface d'administration. Il offre une vue d'ensemble de l'édition en cours.

### 5.1. Indicateurs généraux

- **Nombre total d'inscrits** par rapport à la capacité totale (avec barre de progression)
- **Inscrits avec table** : nombre de participants ayant déjà choisi une table
- **Inscrits sans table** : nombre de participants n'ayant pas encore de table
- **Places restantes** : nombre de sièges encore disponibles

### 5.2. État des phases

Le tableau de bord indique si les deux phases de l'évènement sont ouvertes ou fermées :

- **Phase d'inscription** : contrôle l'accès à l'inscription manuelle
- **Phase de choix de table** : contrôle l'accès au portail public de sélection de table

### 5.3. Répartition par catégorie

Tableau détaillant le nombre d'inscrits par catégorie tarifaire (ex. Musicien, Étudiant classique, Invité d'honneur).

### 5.4. Répartition par statut de paiement

<table id="bkmrk-statut-description-p"><thead><tr><th>Statut</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Payé**</td><td>Paiement reçu</td></tr><tr><td>**En attente**</td><td>Paiement non encore perçu</td></tr><tr><td>**Gratuit**</td><td>Catégorie exonérée de paiement</td></tr></tbody></table>

### 5.5. État des tables

Synthèse du remplissage des tables :

- Nombre de tables complètes
- Nombre de tables partiellement remplies
- Nombre de tables vides

### 5.6. Régimes alimentaires

Liste des régimes alimentaires déclarés par les participants, regroupés par type.

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## 6. Administration — Gestion des inscrits

### 6.1. Liste des inscrits

Accessible depuis le menu **Inscrits**, cette page affiche l'ensemble des participants enregistrés, paginés par groupes de 50.

### 6.2. Filtrer et rechercher

<table id="bkmrk-filtre-description-r"><thead><tr><th>Filtre</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Recherche textuelle**</td><td>Nom, prénom ou adresse e-mail</td></tr><tr><td>**Catégorie**</td><td>Filtrer par catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>**Statut de paiement**</td><td>Payé, En attente ou Gratuit</td></tr><tr><td>**Sans table**</td><td>Afficher uniquement les inscrits sans table attribuée</td></tr></tbody></table>

Les filtres sont cumulables.

### 6.3. Ajouter un inscrit

1. Cliquer sur **Ajouter un inscrit**.
2. Remplir le formulaire :

<table id="bkmrk-champ-obligatoire-de-1"><thead><tr><th>Champ</th><th>Obligatoire</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>Prénom</td><td>Oui</td><td>Prénom du participant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Oui</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>E-mail</td><td>Oui</td><td>Adresse e-mail</td></tr><tr><td>Régime alimentaire</td><td>Non</td><td>Contrainte alimentaire</td></tr><tr><td>Catégorie</td><td>Oui</td><td>Catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>Statut de paiement</td><td>Oui</td><td>Payé, En attente ou Gratuit</td></tr><tr><td>Table</td><td>Non</td><td>Attribution directe à une table</td></tr></tbody></table>

3. Cliquer sur **Enregistrer**.

Un identifiant unique est généré automatiquement.

### 6.4. Modifier un inscrit

1. Dans la liste, cliquer sur **Modifier** en regard du participant.
2. Ajuster les informations souhaitées, y compris la table et le statut de paiement.
3. Cliquer sur **Enregistrer**.

### 6.5. Supprimer un inscrit

1. Cliquer sur **Supprimer** en regard du participant.
2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive et libère la place à la table si le participant en avait une.

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## 7. Administration — Plan de salle

### 7.1. Vue d'ensemble

La page **Tables** présente l'ensemble des tables sous forme de cartes. Chaque carte indique :

- Le numéro de la table
- Le nombre de places occupées par rapport à la capacité
- La liste des participants attribués à cette table

<table id="bkmrk-couleur-significatio-1"><thead><tr><th>Couleur</th><th>Signification</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Gris**</td><td>Table vide</td></tr><tr><td>**Jaune**</td><td>Table partiellement remplie</td></tr><tr><td>**Vert**</td><td>Table complète</td></tr></tbody></table>

Cliquer sur une carte pour déplier la liste détaillée des participants.

### 7.2. Retirer un participant d'une table

1. Déplier la carte de la table concernée.
2. Cliquer sur **Retirer** à côté du nom du participant.
3. Le participant perd son attribution de table mais reste inscrit.

### 7.3. Déplacer un participant

1. Déplier la carte de la table concernée.
2. Cliquer sur **Déplacer** à côté du nom du participant.
3. Sélectionner la table de destination parmi les tables disposant de places libres.
4. Confirmer le déplacement.

Le système empêche le déplacement vers une table complète.

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## 8. Administration — Configuration de l'édition

### 8.1. Paramètres de l'édition

Accessible depuis le menu **Edition**, cette page permet de configurer les paramètres de l'édition en cours.

<table id="bkmrk-param%C3%A8tre-descriptio"><thead><tr><th>Paramètre</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Date**</td><td>Date de l'évènement</td></tr><tr><td>**Lieu**</td><td>Lieu de l'évènement</td></tr><tr><td>**Nombre de tables**</td><td>Nombre total de tables disponibles (défaut : 74)</td></tr><tr><td>**Places par table**</td><td>Nombre de sièges par table (défaut : 9)</td></tr><tr><td>**Inscriptions ouvertes**</td><td>Active ou désactive la phase d'inscription manuelle</td></tr><tr><td>**Choix de table ouvert**</td><td>Active ou désactive le portail public de choix de table</td></tr></tbody></table>

Après modification, cliquer sur **Enregistrer**.

Lorsque le nombre de tables est augmenté, les nouvelles tables sont créées automatiquement. Il n'est pas possible de réduire le nombre de tables (pour éviter toute perte de données).

### 8.2. Gestion des catégories tarifaires

Les catégories définissent les différents tarifs applicables aux participants.

**Ajouter une catégorie**

1. Dans la section **Catégories**, remplir les champs : 
    - **Nom** : intitulé de la catégorie (ex. « Musicien », « Étudiant classique », « Invité d'honneur »)
    - **Prix** : montant en euros
    - **Gratuit** : cocher si la catégorie est exonérée de paiement (le prix est alors ignoré)
2. Cliquer sur **Ajouter**.

**Modifier une catégorie**

1. Cliquer sur **Modifier** en regard de la catégorie.
2. Ajuster le nom, le prix ou le statut gratuit.
3. Cliquer sur **Enregistrer**.

**Supprimer une catégorie**

1. Cliquer sur **Supprimer** en regard de la catégorie.
2. Confirmer la suppression.

La suppression n'est possible que si aucun participant n'est rattaché à cette catégorie. Dans le cas contraire, il faut d'abord réassigner les participants concernés à une autre catégorie.

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## 9. Administration — Exports

L'application permet d'exporter les données au format Excel (XLSX) pour exploitation externe (impression, partage, archivage).

### 9.1. Liste des inscrits

**Menu :** Exports &gt; Inscrits

<table id="bkmrk-colonne-description-"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>E-mail</td><td>Adresse e-mail</td></tr><tr><td>Catégorie</td><td>Catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>Prix</td><td>Montant en euros</td></tr><tr><td>Table</td><td>Numéro de table (vide si non attribué)</td></tr><tr><td>Statut paiement</td><td>Payé, En attente ou Gratuit</td></tr><tr><td>Régime alimentaire</td><td>Contrainte alimentaire déclarée</td></tr></tbody></table>

Les données sont triées par nom de famille.

### 9.2. Plan de salle

**Menu :** Exports &gt; Plan de salle

<table id="bkmrk-colonne-description--1"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>Table</td><td>Numéro de table</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille du participant</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom du participant</td></tr><tr><td>Catégorie</td><td>Catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>Occupation</td><td>Nombre de places occupées sur le total (ex. 7/9)</td></tr></tbody></table>

Les données sont triées par numéro de table. Les tables vides sont incluses dans l'export.

### 9.3. Régimes alimentaires

**Menu :** Exports &gt; Régimes alimentaires

<table id="bkmrk-colonne-description--2"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>Régime</td><td>Type de régime alimentaire</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Table</td><td>Numéro de table</td></tr></tbody></table>

Seuls les participants ayant déclaré un régime alimentaire apparaissent dans cet export. Les données sont triées par type de régime puis par nom.

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## 10. Rôles et droits d'accès

### 10.1. Matrice des droits

<table id="bkmrk-fonctionnalit%C3%A9-parti"><thead><tr><th>Fonctionnalité</th><th>Participant</th><th>Vente</th><th>Administrateur</th></tr></thead><tbody><tr><td>Choix de table (portail public)</td><td>Oui</td><td>—</td><td>—</td></tr><tr><td>Inscription sur place</td><td>—</td><td>Oui</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Tableau de bord</td><td>—</td><td>—</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Gestion des inscrits</td><td>—</td><td>—</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Gestion des tables</td><td>—</td><td>—</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Configuration de l'édition</td><td>—</td><td>—</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Exports Excel</td><td>—</td><td>—</td><td>Oui</td></tr></tbody></table>

### 10.2. Attribution des rôles

Les rôles sont déterminés par l'adresse e-mail du compte Google utilisé pour la connexion :

- **Administrateur** : l'adresse e-mail figure dans la variable de configuration `ADMIN_EMAILS`
- **Vente** : l'adresse e-mail figure dans la variable de configuration `VENTE_EMAILS`

Un même compte peut cumuler les deux rôles. Dans ce cas, il accède à l'interface d'administration par défaut, mais peut également utiliser l'interface Vente.

La modification de ces listes est réservée à l'administrateur technique ayant accès à la configuration du serveur.

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## 11. FAQ

### Un participant a perdu son identifiant, comment le retrouver ?

Dans l'interface d'administration, rechercher le participant par son nom dans la section **Inscrits**. L'identifiant de 6 caractères est affiché sur sa fiche. Depuis l'interface Vente, utiliser la recherche par nom puis consulter la fiche du participant.

### Comment fermer le choix de table avant l'évènement ?

Aller dans **Edition**, désactiver l'option **Choix de table ouvert**, puis enregistrer. Les participants ne pourront plus accéder au portail de sélection.

### Un participant veut changer de table, comment faire ?

Deux possibilités :

- Le participant peut lui-même modifier son choix depuis le portail public tant que la phase de choix de table est ouverte.
- Un administrateur peut déplacer le participant depuis la page **Tables** de l'interface d'administration.

### Comment ajouter des tables supplémentaires ?

Aller dans **Edition**, augmenter le **Nombre de tables**, puis enregistrer. Les nouvelles tables sont créées automatiquement.

### Comment modifier le prix d'une catégorie ?

Aller dans **Edition**, section **Catégories**, cliquer sur **Modifier** en regard de la catégorie concernée, ajuster le prix et enregistrer. Ce changement n'affecte pas rétroactivement le statut de paiement des participants déjà inscrits.

### Peut-on supprimer une catégorie qui a des inscrits ?

Non. Il faut d'abord réassigner tous les participants de cette catégorie vers une autre catégorie, puis supprimer la catégorie devenue vide.

### Comment obtenir la liste des régimes alimentaires pour le traiteur ?

Utiliser l'export **Régimes alimentaires** (menu Exports). Le fichier Excel obtenu peut être transmis directement au traiteur.

### Est-il possible de revenir sur une suppression ?

Non. Toute suppression (inscrit ou catégorie) est définitive. Il est recommandé d'effectuer un export avant toute opération de suppression importante.

### Comment savoir combien de places restent disponibles ?

Le tableau de bord affiche en temps réel le nombre de places restantes, ainsi qu'une barre de progression indiquant le taux de remplissage global.

### Que se passe-t-il si un participant tente de choisir une table complète ?

Le système empêche la sélection. Les tables complètes apparaissent en rouge et ne sont pas cliquables dans le portail de choix de table.

# CM Gala

**Pôle :** Animation **Mis à jour le :** 2025

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## Missions principales

Le/la CM Gala organise la soirée annuelle de gala du CREM, l'un des événements les plus importants de l'année.

### Organisation de l'événement

- **Trouver le lieu** : recherche de salles adaptées (capacité, standing, accessibilité)
- **Trouver le traiteur** : appels d'offres, dégustation, négociation
- **Trouver le DJ / animation musicale** : recherche d'artistes, négociation des tarifs
- **Développer les partenariats** : recherche de sponsors pour réduire le coût du billet
- **Organiser le transport** : mise en place de navettes ou bus depuis la faculté/ville

### Gestion logistique

- Vente et gestion des billets
- Coordination le jour J (accueil, restauration, sécurité)
- Suivi budgétaire de l'événement

## Compétences requises

- Sens de l'organisation et gestion de projet
- Capacité de négociation avec des prestataires
- Gestion budgétaire
- Aisance relationnelle

## Calendrier type

<table id="bkmrk-p%C3%A9riode-action-sept-"><thead><tr><th>Période</th><th>Action</th></tr></thead><tbody><tr><td>Sept-Oct</td><td>Définir le concept, rechercher le lieu</td></tr><tr><td>Nov-Déc</td><td>Réserver lieu, traiteur, DJ</td></tr><tr><td>Jan-Fév</td><td>Lancer la vente de billets, trouver partenaires</td></tr><tr><td>Mars-Avril</td><td>Finaliser logistique, communication</td></tr><tr><td>Mai-Juin</td><td>Soirée Gala</td></tr></tbody></table>

# CM Ski

**Pôle :** Animation **Mis à jour le :** 30/06/2025 **Rédigé par :** MICHELY Adèle

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## Missions principales

Organisation complète du voyage au ski annuel du CREM.

### Avant le voyage

- **Gérer les inscriptions** : ouverture et suivi des inscriptions, liste d'attente
- **Gérer les paiements** : acomptes, soldes, relances
- **Commander les goodies** : vêtements, accessoires aux couleurs du voyage
- **Signer le contrat** avec le tour opérateur (Funbreak)
- Organiser les transports (bus depuis Poitiers)

### Pendant le voyage

- **Gestion du groupe sur place** : accueil, répartition des chambres, gestion des problèmes
- Animer et encadrer les soirées ski
- Être l'interlocuteur·trice entre les participants et le tour opérateur

### Après le voyage

- Bilan financier
- Questionnaire de satisfaction

## Compétences requises

- Organisation et gestion administrative
- Gestion des paiements et suivi budgétaire
- Sens des responsabilités (gestion d'un groupe)
- Réactivité et gestion du stress

## Partenaire principal

**Funbreak** : tour opérateur spécialisé dans les voyages au ski pour les associations étudiantes.

## Goodies

Commander généralement : pulls, bonnets, sacs, gourdes aux couleurs du voyage.

# CM Sport & Culture

**Pôle :** Animation **Mis à jour le :** 03/07/2025 **Rédigé par :** Anne-Sophie Gousset

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## Missions principales

Organisation des événements sportifs et culturels pour les étudiants de la filière santé.

### Événements sportifs

- **Organiser des événements sportifs** pour la filière santé (médecine, pharmacie, kiné, infirmier…)
- Réserver les équipements sportifs : **stades de rugby, stades de football**
- Coordonner avec les autres filières santé pour les tournois inter-filières

### Événements culturels

- **Organiser des sorties cinéma** en partenariat avec TAP (Théâtre Auditorium de Poitiers)
- Mettre en place des activités culturelles variées (théâtre, musées, concerts…)
- Développer des **clubs loisirs** au sein de la faculté

### Communication

- Promouvoir les événements sur les réseaux sociaux
- Créer les visuels (Canva)

## Compétences requises

- Passion pour le sport et la culture
- Sens de l'organisation
- Capacité à coordonner plusieurs équipes
- Créativité

## Partenaires

<table id="bkmrk-partenaire-nature-ta"><thead><tr><th>Partenaire</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>TAP (Théâtre Auditorium de Poitiers)</td><td>Partenariat pour les sorties cinéma/spectacles</td></tr><tr><td>Stade de rugby de Poitiers</td><td>Réservation des terrains</td></tr><tr><td>Stade de football de Poitiers</td><td>Réservation des terrains</td></tr><tr><td>Autres filières santé</td><td>Coordination inter-filières</td></tr></tbody></table>

# Pôle Échanges

# CM Stages Inter-CHU

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 18 juin 2025 **Rédigé par :** BISSON Loïse

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## Missions principales

Gestion des échanges de stages entre CHU au niveau national (Inter-CHU).

## Calendrier détaillé

<table id="bkmrk-mois-action-octobre-"><thead><tr><th>Mois</th><th>Action</th></tr></thead><tbody><tr><td>Octobre</td><td>Ouverture des candidatures pour l'année suivante</td></tr><tr><td>Novembre</td><td>Traitement des candidatures, pré-sélection</td></tr><tr><td>Décembre</td><td>Validation et communication des attributions</td></tr><tr><td>Janvier-Février</td><td>Gestion des conventions de stage</td></tr><tr><td>Mars-Septembre</td><td>Suivi des stages en cours, gestion des problèmes</td></tr></tbody></table>

## Tâches principales

### Gestion des candidatures

- Recevoir et trier les candidatures des étudiants de Poitiers souhaitant partir
- Sélectionner les dossiers selon les critères définis
- Gérer les places disponibles dans chaque CHU partenaire

### Conventions collectives

- Rédiger et faire signer les **conventions de stage**
- Vérifier la conformité avec les exigences légales
- Assurer le suivi administratif

### Logement

- Informer les étudiants partants sur les solutions de logement dans les CHU d'accueil
- Gérer les éventuels logements mis à disposition par le CREM ou ses partenaires

### Coordination nationale

- Travailler avec les responsables Inter-CHU des autres facultés
- Participer aux réunions nationales ANEMF sur les échanges

## Compétences requises

- Rigueur administrative
- Connaissance du système hospitalier universitaire français
- Sens de l'organisation
- Bonne communication

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Échanges</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Responsables Inter-CHU des autres facultés</td><td>Coordination nationale</td></tr><tr><td>Administration faculté</td><td>Validation des conventions</td></tr><tr><td>Étudiants</td><td>Accompagnement tout au long du processus</td></tr></tbody></table>

# VP IFMSA IN (Incomings)

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 2 Juillet 2025 **Rédigé par :** PRIGENT Thibaut

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## Missions principales

Accueil et accompagnement des **étudiants étrangers** (incomings) venant effectuer un stage à Poitiers dans le cadre de l'IFMSA (International Federation of Medical Students' Associations).

## Missions détaillées

### Avant l'arrivée

- **Vérification des documents** : s'assurer que chaque étudiant étranger a bien tous ses documents (assurance, convention de stage, vaccins…)
- **Organisation du terrain de stage** : contacter les services hospitaliers, trouver un encadrant, valider le lieu de stage
- **Logement** : trouver un logement pour chaque incoming (famille d'accueil, résidence étudiante, colocation)
- Envoyer le **welcome pack** (guide d'accueil contenant toutes les informations pratiques)

### Pendant le séjour

- **Activités culturelles** : organiser des sorties pour les incomings 
    - **Futuroscope**
    - **Aquascope** (aquarium de la Vienne)
    - **NFDP** (Nuit des Fédérations de Poitiers)
    - Autres activités découverte de Poitiers et de la région
- Être l'interlocuteur·trice des incomings pour toute question ou problème
- Animer la vie communautaire du groupe d'incomings

### Compétences linguistiques

- **Anglais obligatoire** : toute la communication avec les incomings se fait en anglais
- Maîtrise de l'anglais médical appréciée

## Compétences requises

- Anglais courant (obligatoire)
- Sens de l'accueil et de l'hospitalité
- Organisation
- Dynamisme et goût pour la gestion d'événements

## Welcome Pack

Contient typiquement :

- Guide de Poitiers (transports, hébergement, restaurants)
- Informations sur la faculté et le CHU
- Calendrier des activités prévues
- Contacts utiles (VP IFMSA IN, service des urgences, etc.)

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP IFMSA OUT</td><td>Coordination étroite</td></tr><tr><td>Services hospitaliers du CHU</td><td>Organisation des stages</td></tr><tr><td>Familles d'accueil</td><td>Hébergement des incomings</td></tr><tr><td>IFMSA nationale</td><td>Coordination nationale</td></tr></tbody></table>

# VP IFMSA OUT (Outgoings)

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 2 Juillet 2025

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## Missions principales

Accompagnement des **étudiants de Poitiers** (outgoings) souhaitant effectuer un stage à l'étranger dans le cadre de l'IFMSA.

## Missions détaillées

### Sélection des candidats

- **Organiser les oraux d'entretien** pour sélectionner les étudiants souhaitant partir
- Évaluer la motivation, les compétences linguistiques et la capacité d'adaptation
- Établir la liste des outgoings retenus

### Avant le départ

- **Préparer les documents** requis par le pays d'accueil : 
    - Convention de stage
    - Assurance maladie internationale
    - Carnet de vaccination (selon pays)
    - Autres documents spécifiques au pays d'accueil
- **Lien avec les NEOs** (National Exchange Officers) des pays d'accueil pour coordonner l'arrivée
- Remettre le **chéquier CREM** aux étudiants partants (pour les dépenses liées au séjour)

### Disponibilité

- **Disponibilité été obligatoire** : la plupart des stages IFMSA se déroulent en juillet-août, nécessitant une grande disponibilité estivale pour gérer les imprévus

## Compétences requises

- Anglais courant
- Connaissance des procédures IFMSA
- Sens de l'organisation
- Réactivité (gestion des imprévus à l'étranger)

## Chéquier CREM

Le CREM met à disposition un chéquier pour les outgoings, utilisable pour certaines dépenses liées au séjour (à définir selon les règles internes).

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP IFMSA IN</td><td>Coordination étroite</td></tr><tr><td>NEOs des pays d'accueil</td><td>Coordination internationale</td></tr><tr><td>Étudiants outgoings</td><td>Accompagnement tout au long</td></tr><tr><td>Trésorier·e</td><td>Gestion du chéquier CREM</td></tr><tr><td>IFMSA nationale</td><td>Coordination nationale</td></tr></tbody></table>

# Pôle Réseau

# CM Webmaster

**Pôle :** Réseau **Mis à jour le :** 14/06/2025 **Rédigé par :** Mathéo Milley-Arjaliès

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## Missions principales

Gestion technique et éditoriale du site web du CREM et des outils numériques associés.

### Site web (crem.fr)

- **Administration WordPress** : gestion du back-office, mise à jour des plugins et thèmes
- **Résolution des bugs** : identifier et corriger les problèmes techniques du site
- **Rédaction d'articles d'actualité** : publier les news du CREM sur le site

### Infrastructure

- **Gestion DNS** : maintenir les enregistrements DNS du domaine crem.fr
- **Hébergeur o2switch** : gestion du compte hébergement, des sous-domaines, des certificats SSL
- **Google Workspace** : administration de l'espace Google partagé du CREM (emails @crem.fr, Drive, etc.)

### Outils numériques

- Gérer les outils en ligne utilisés par l'association
- Former les membres aux outils numériques si besoin
- Assurer la sécurité des accès (mots de passe, 2FA)

## Compétences requises

- Connaissance de WordPress (administration)
- Bases en HTML/CSS
- Connaissance des DNS et de l'hébergement web
- Capacité à résoudre des problèmes techniques de manière autonome

## Outils et accès

<table id="bkmrk-outil-usage-wordpres"><thead><tr><th>Outil</th><th>Usage</th></tr></thead><tbody><tr><td>WordPress (crem.fr)</td><td>Site principal</td></tr><tr><td>o2switch</td><td>Hébergeur web</td></tr><tr><td>Google Workspace</td><td>Emails et Drive</td></tr><tr><td>Namecheap/OVH</td><td>Gestion DNS (selon registraire)</td></tr><tr><td>Ce wiki (wiki.crem.fr)</td><td>Documentation interne</td></tr></tbody></table>

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Communication</td><td>Coordination pour le contenu</td></tr><tr><td>Président·e</td><td>Accès aux comptes administrateurs</td></tr><tr><td>Support o2switch</td><td>Support technique hébergement</td></tr></tbody></table>

# VP ANEMF

**Pôle :** Réseau **Mis à jour le :** 2025

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## Missions principales

Représenter la faculté de médecine de Poitiers au sein de l'**ANEMF** (Association Nationale des Étudiants en Médecine de France).

## Congrès et Assemblées Générales

Le/la VP ANEMF participe à **7 Assemblées Générales par an** :

### Petits congrès (4 par an)

<table id="bkmrk-sigle-nom-complet-ca"><thead><tr><th>Sigle</th><th>Nom complet</th></tr></thead><tbody><tr><td>CAWET</td><td>Congrès Automne Workshops and Elections Tour</td></tr><tr><td>CAD</td><td>Congrès Automne Droit</td></tr><tr><td>CAWELL</td><td>Congrès Automne Wellness</td></tr><tr><td>CASS</td><td>Congrès Automne Santé Sociale</td></tr></tbody></table>

### Grands congrès (3 par an)

<table id="bkmrk-sigle-nom-complet-we"><thead><tr><th>Sigle</th><th>Nom complet</th></tr></thead><tbody><tr><td>WER</td><td>Winter Elections Reunion</td></tr><tr><td>JEP</td><td>Journées Études et Prévention</td></tr><tr><td>JEA</td><td>Journées Étudiantes en Autonomie</td></tr></tbody></table>

## Missions détaillées

### Représentation nationale

- Défendre les positions et intérêts des étudiants de Poitiers lors des AG nationales
- Voter sur les résolutions et motions soumises aux AG
- Rapporter les décisions nationales aux membres du CREM

### Communication

- Gérer le **compte Instagram ANEMF local** pour informer les étudiants des actions nationales
- Diffuser les informations de l'ANEMF au CREM

### Projets locaux

- Porter les **projets locaux** de la faculté de Poitiers au niveau national
- S'inspirer des bonnes pratiques d'autres facultés pour les mettre en place localement

## Compétences requises

- Intérêt pour la représentation étudiante nationale
- Capacité de synthèse et de communication
- Disponibilité pour les 7 congrès annuels (frais de déplacement pris en charge)
- Aisance à l'oral (prises de parole en AG)

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>ANEMF nationale</td><td>Représentation</td></tr><tr><td>VP ANEMF des autres facultés</td><td>Réseau national</td></tr><tr><td>Président·e CREM</td><td>Coordination locale</td></tr><tr><td>Membres du CREM</td><td>Rapport des décisions nationales</td></tr></tbody></table>

# VP Communication

**Pôle :** Réseau **Mis à jour le :** 07/07/2025 **Rédigé par :** MEDAGHRI ALAOUI YASSINE

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## Missions principales

Gestion de toute la communication externe du CREM sur les réseaux sociaux et en interne.

### Réseaux sociaux

- **Instagram** : publications régulières pour informer et animer la communauté des étudiants
- **Facebook** : gestion de la page officielle, publications
- Créer des visuels attractifs avec **Canva Pro**

### Communication interne

- **Groupes WhatsApp** : gérer les groupes par promotion et par activité
- **Groupes Messenger** : maintenir les groupes de communication internes
- **Groupes Facebook** : gérer les groupes Facebook des différentes promotions
- Assurer la fluidité de l'information entre les membres du CREM et les étudiants

### Coordination

- Travailler en étroite collaboration avec le/la **VP Partenariats** pour la communication commerciale
- Coordonner la communication de tous les pôles (relayer leurs événements)

## Compétences requises

- Maîtrise des réseaux sociaux (Instagram, Facebook)
- Maîtrise de **Canva Pro** (création de visuels)
- Sens de la rédaction et du storytelling
- Créativité et goût pour la communication visuelle
- Réactivité et régularité dans les publications

## Outils utilisés

<table id="bkmrk-outil-usage-instagra"><thead><tr><th>Outil</th><th>Usage</th></tr></thead><tbody><tr><td>Instagram</td><td>Publication quotidienne</td></tr><tr><td>Facebook</td><td>Page officielle + groupes promos</td></tr><tr><td>WhatsApp</td><td>Groupes internes par promo</td></tr><tr><td>Messenger</td><td>Communication interne</td></tr><tr><td>Canva Pro</td><td>Création de visuels</td></tr></tbody></table>

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Partenariats</td><td>Coordination communication commerciale</td></tr><tr><td>VP Animation</td><td>Promotion des événements Animation</td></tr><tr><td>Tous les pôles</td><td>Relayer leur communication</td></tr><tr><td>CM Webmaster</td><td>Coordination avec le site web</td></tr></tbody></table>

# VP Reprographie

**Pôle :** Réseau **Mis à jour le :** 23/05/2025 **Rédigé par :** Salomé Duchene

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## Missions principales

Gestion du **local CREM** (reprographie et boutique) et des services associés.

### Gestion du local

**Horaires d'ouverture du local :**

- Lundi au Jeudi : 11h30 – 17h30
- Vendredi : 11h30 – 16h30

**Activités du local :**

- **Gestion de la caisse** : encaissements, rendu de monnaie, bilan journalier
- Vente de **pulls LAS** (Licence Accès Santé)
- Vente de **pulls promo** (par promotion)
- Vente de **pulls corpo** et autres goodies

### Gestion des commandes

- Commander les pulls et goodies selon les demandes des promotions
- Gérer les stocks et les commandes auprès des fournisseurs
- Suivre les paiements et les livraisons

### Encadrement

- Encadrer **Sophie**, l'employée du local, dans ses missions quotidiennes
- Organiser les plannings d'ouverture

## Compétences requises

- Sens de l'organisation et de la gestion
- Aisance avec la gestion de caisse
- Capacité à encadrer une personne salariée
- Fiabilité et ponctualité

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>Sophie (employée)</td><td>Encadrement quotidien</td></tr><tr><td>Trésorier·e</td><td>Bilan financier du local</td></tr><tr><td>Fournisseurs</td><td>Commandes pulls et goodies</td></tr><tr><td>Étudiants</td><td>Service quotidien</td></tr></tbody></table>

# Pôle Tutorat

# CM Tutorat Anglais

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 30/06/2025 **Rédigé par :** Lucie PICHAUT

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## Missions principales

Organisation et animation des **ateliers d'anglais médical** pour les étudiants en médecine de DFGSM2.

### Organisation des ateliers

- Planifier les créneaux d'ateliers en collaboration avec **Marina CHATENDEAU** (pour la réservation des salles)
- Préparer les supports pédagogiques (présentations, exercices) avec **Canva** et **Wooclap**
- Animer les séances ou coordonner les tuteurs

### Collaboration avec les enseignants

- Travailler en lien avec **Céline LONGIN** (enseignante d'anglais de la faculté)
- S'assurer que le contenu est adapté au niveau DFGSM2 et aux besoins des étudiants

### Recrutement des tuteurs

- Identifier des étudiants plus avancés capables d'animer les ateliers
- Former et encadrer les tuteurs

## Compétences requises

- Bon niveau d'anglais (B2 minimum, C1 idéal)
- Connaissance du vocabulaire médical en anglais
- Sens pédagogique
- Maîtrise de Canva et Wooclap

## Outils pédagogiques

<table id="bkmrk-outil-usage-wooclap-"><thead><tr><th>Outil</th><th>Usage</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Wooclap**</td><td>QCM interactifs, sondages en temps réel</td></tr><tr><td>**Canva**</td><td>Création des supports visuels</td></tr></tbody></table>

## Public cible

- Étudiants **DFGSM2** (2ème année de médecine post-PASS)

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>Céline LONGIN</td><td>Enseignante référente anglais</td></tr><tr><td>Marina CHATENDEAU</td><td>Réservation des salles</td></tr><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Tuteurs</td><td>Encadrement</td></tr></tbody></table>

# [Outil] Organisation EB

# Manuel utilisateur

**Application :** [eb.tutorat.crem.fr](https://eb.tutorat.crem.fr) **Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 28/03/2026

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## 1. Présentation générale

**CREM Examen Blanc** est une application web de gestion du placement des étudiants pour l'Examen Blanc organisé par le CREM Poitiers. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

- Synchronisation des inscriptions depuis HelloAsso
- Validation des étudiants par rapport à leur tarif et leur numéro CREM
- Placement automatique dans les amphithéâtres selon des règles métier précises
- Corrections manuelles d'affectation
- Export des listes de salle et feuilles d'émargement au format Excel

L'application s'adresse exclusivement à un profil d'utilisateur :

<table id="bkmrk-profil-r%C3%B4le-administ"><thead><tr><th>Profil</th><th>Rôle</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Administrateur**</td><td>Synchronise les données, lance le placement, gère les affectations et génère les exports</td></tr></tbody></table>

> L'accès est restreint aux adresses e-mail autorisées par l'administrateur technique. Il n'existe pas de portail public ou d'interface participant.

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## 2. Accès à l'application

### 2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

1. Accéder à [eb.tutorat.crem.fr](https://eb.tutorat.crem.fr).
2. Cliquer sur **Se connecter avec Google**.
3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
4. L'application redirige automatiquement vers le tableau de bord.

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique dans la liste blanche (`AUTH_WHITELIST`). Tout compte Google non listé se verra refuser l'accès avec un message d'erreur.

### 2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton **Déconnexion** présent dans la barre de navigation en haut de l'interface. La session est immédiatement invalidée.

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## 3. Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il offre une vue d'ensemble de l'état du placement en cours et permet de déclencher les actions principales.

### 3.1. Indicateurs généraux

La zone de statistiques affiche six métriques en temps réel :

<table id="bkmrk-indicateur-descripti"><thead><tr><th>Indicateur</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Total**</td><td>Nombre total d'étudiants importés depuis HelloAsso</td></tr><tr><td>**À placer**</td><td>Étudiants éligibles au placement (non exclus, sans erreur bloquante)</td></tr><tr><td>**Placés**</td><td>Étudiants ayant reçu une affectation dans un amphithéâtre</td></tr><tr><td>**Non placés**</td><td>Étudiants éligibles mais sans amphithéâtre attribué</td></tr><tr><td>**Exclus**</td><td>Étudiants inscrits en tarif « Récupération sans passer l'épreuve »</td></tr><tr><td>**Erreurs**</td><td>Étudiants présentant une incohérence entre leur tarif et leur numéro CREM</td></tr><tr><td>**Manuel**</td><td>Étudiants ayant été affectés manuellement par un administrateur</td></tr></tbody></table>

### 3.2. État de la synchronisation

Le tableau de bord affiche la date et l'heure de la dernière synchronisation avec HelloAsso, ainsi que son statut (`succès` ou `échoué`). Un bouton **Synchroniser** permet de déclencher une nouvelle synchronisation à tout moment.

### 3.3. Vue par amphithéâtre

Pour chaque amphithéâtre, une barre de progression indique le taux de remplissage avec le nombre de places occupées sur la capacité totale. Des boutons d'action rapide permettent d'accéder à la vue détaillée de l'amphithéâtre ou de télécharger ses exports directement depuis le tableau de bord.

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## 4. Synchronisation des inscriptions (HelloAsso)

La synchronisation récupère les inscriptions validées depuis le formulaire HelloAsso du CREM et met à jour la base de données locale.

### 4.1. Lancer une synchronisation

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Synchroniser**.
2. Patienter le temps du traitement (quelques secondes à quelques minutes selon le volume d'inscriptions).
3. L'application redirige vers le tableau de bord avec un message de confirmation.

> La synchronisation peut être relancée autant de fois que nécessaire. Elle est non destructive : les affectations existantes sont conservées sauf si les données de l'étudiant ont changé.

### 4.2. Résultat de la synchronisation

Le message de confirmation indique :

- Le nombre de **nouveaux enregistrements** créés.
- Le nombre d'enregistrements **mis à jour**.

En cas d'erreur (problème de connexion à HelloAsso, token expiré, etc.), un message d'erreur s'affiche. Contacter l'administrateur technique si l'erreur persiste.

**Ce que la synchronisation importe :**

<table id="bkmrk-donn%C3%A9e-source-nom%2C-p"><thead><tr><th>Donnée</th><th>Source</th></tr></thead><tbody><tr><td>Nom, Prénom</td><td>Formulaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Adresse e-mail</td><td>Formulaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Numéro CREM</td><td>Champ personnalisé contenant « CREM »</td></tr><tr><td>URL photo</td><td>Champ personnalisé contenant « Photo »</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Intitulé du tarif choisi lors de l'inscription</td></tr><tr><td>Statut « Exclu »</td><td>Tarif = « Récupération sans passer l'épreuve »</td></tr></tbody></table>

Seules les inscriptions au statut `Traité` (Processed) dans HelloAsso sont importées.

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## 5. Gestion des étudiants

### 5.1. Liste des étudiants

Accessible depuis le menu **Étudiants**, cette page affiche l'ensemble des participants importés, paginés par groupes de 50.

<table id="bkmrk-colonne-description-"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place attribué dans l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM de l'étudiant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Catégorie tarifaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Amphi</td><td>Amphithéâtre affecté (vide si non placé)</td></tr><tr><td>Statut</td><td>Placé / Non placé / Exclu / Erreur</td></tr></tbody></table>

Les lignes en **rouge** signalent les étudiants présentant une erreur de cohérence.

### 5.2. Filtrer et rechercher

<table id="bkmrk-filtre-description-r"><thead><tr><th>Filtre</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Recherche textuelle**</td><td>Nom, prénom, numéro CREM ou adresse e-mail</td></tr><tr><td>**Amphithéâtre**</td><td>Filtrer par amphithéâtre affecté</td></tr><tr><td>**Tarif**</td><td>Filtrer par catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>**Statut**</td><td>Placé, Non placé, Exclu ou Erreur</td></tr></tbody></table>

Les filtres sont cumulables. Cliquer sur **Rechercher** (ou appuyer sur Entrée) pour appliquer.

### 5.3. Étudiants en erreur

La page **Erreurs** liste uniquement les étudiants présentant une incohérence entre leur tarif HelloAsso et leur numéro CREM :

<table id="bkmrk-erreur-description-c"><thead><tr><th>Erreur</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>CREM commençant par `1` + tarif LAS 2/3</td><td>Numéro de première année incompatible avec le tarif LAS 2/3</td></tr><tr><td>CREM commençant par `9` + tarif LAS 1</td><td>Numéro de deuxième année incompatible avec le tarif LAS 1</td></tr></tbody></table>

Ces étudiants sont tout de même placés par l'algorithme mais sont signalés pour **vérification manuelle**.

### 5.4. Affectation manuelle d'un étudiant

1. Dans la liste des étudiants, cliquer sur le bouton d'affectation en regard de l'étudiant concerné.
2. Dans la fenêtre modale, sélectionner l'**amphithéâtre** dans la liste déroulante.
3. Saisir le **numéro de place** (20 caractères maximum).
4. Cliquer sur **Enregistrer**.

L'étudiant est marqué comme **placé manuellement**. Les affectations manuelles sont préservées lors d'une réinitialisation partielle.

> Pour retirer l'affectation d'un étudiant, sélectionner « Aucun amphithéâtre » dans la liste déroulante.

### 5.5. Vue par amphithéâtre

Accessible depuis le menu **Amphithéâtres** ou depuis le tableau de bord. Des onglets permettent de naviguer entre les amphithéâtres. La capacité et le nombre de places occupées sont rappelés en en-tête. Des boutons d'export sont disponibles directement depuis cette vue.

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## 6. Placement automatique

L'algorithme affecte automatiquement chaque étudiant à un amphithéâtre et à un numéro de place selon les règles métier du CREM.

### 6.1. Catégories tarifaires

<table id="bkmrk-groupe-tarifs-concer"><thead><tr><th>Groupe</th><th>Tarifs concernés</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Membres LAS 1**</td><td>LAS 1 – Inscrits au Tutorat · LAS 1 – Inscrits au CREM sans le Tutorat · UE3 + UE4 (LAS 1)</td></tr><tr><td>**Membres LAS 2/3**</td><td>LAS 2/3 – Inscrits au Tutorat · LAS 2/3 – Inscrits au CREM sans le Tutorat</td></tr><tr><td>**Exclus**</td><td>Récupération sans passer l'épreuve (non placés)</td></tr></tbody></table>

### 6.2. Logique de répartition par amphithéâtre

<table id="bkmrk-priorit%C3%A9-amphith%C3%A9%C3%A2tr"><thead><tr><th>Priorité</th><th>Amphithéâtre(s)</th><th>Population cible</th><th>Ordre de tri</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Debré gauche → Debré droit → Debré haut</td><td>Membres LAS 1</td><td>CREM 1xxx en premier, puis 7xxx, puis autres</td></tr><tr><td>2</td><td>Côme Bas → Côme Haut → Beauchamps</td><td>Membres LAS 2/3 (CREM non 1xxx)</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>3</td><td>Beauchamps → Tourette</td><td>Non-membres LAS 2/3 + débordement Côme</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>4</td><td>Rambaud → Tourette</td><td>Non-membres LAS 1</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>5</td><td>Tourette → Lefèvre</td><td>Débordements (file FIFO)</td><td>Ordre d'arrivée</td></tr><tr><td>6</td><td>Lefèvre</td><td>Dernier débordement</td><td>—</td></tr></tbody></table>

Les numéros de place sont attribués en triant les étudiants par numéro CREM croissant au sein de chaque amphithéâtre, à partir du plan de salle importé.

### 6.3. Lancer le placement automatique

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Lancer le placement**.
2. Patienter le temps du traitement.
3. Un message de confirmation indique le nombre d'étudiants **placés**, **non placés** et **en erreur**.

> Le placement peut être relancé à tout moment. Il remplace les affectations existantes (sauf les affectations manuelles si l'option est activée).

### 6.4. Réinitialiser le placement

<table id="bkmrk-option-comportement-"><thead><tr><th>Option</th><th>Comportement</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Réinitialisation complète**</td><td>Supprime toutes les affectations, y compris les placements manuels</td></tr><tr><td>**Réinitialisation partielle**</td><td>Supprime uniquement les affectations automatiques ; les placements manuels sont préservés</td></tr></tbody></table>

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Réinitialiser le placement**.
2. Choisir le mode de réinitialisation.
3. Confirmer l'action.

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## 7. Exports

### 7.1. Liste de salle par amphithéâtre

<table id="bkmrk-colonne-description--1"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place dans l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM de l'étudiant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille (en majuscules)</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Amphi</td><td>Nom de l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Catégorie tarifaire HelloAsso</td></tr></tbody></table>

En-tête fond bleu, colonnes dimensionnées pour impression directe.

### 7.2. Feuille d'émargement par amphithéâtre

<table id="bkmrk-colonne-description--2"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N°</td><td>Numéro de ligne</td></tr><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Signature</td><td>Colonne vide pour signature manuscrite</td></tr></tbody></table>

Mise en forme pour impression : hauteur de lignes augmentée, couleurs alternées, bordures, en-tête foncé.

### 7.3. Export complet (ZIP)

Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Exporter tout**. L'archive contient :

```
export-complet-examen-blanc.zip
├── listes/        ← listes de salle par amphithéâtre
└── emargements/   ← feuilles d'émargement par amphithéâtre

```

Seuls les amphithéâtres avec au moins un étudiant placé sont inclus.

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## 8. Droits d'accès

<table id="bkmrk-fonctionnalit%C3%A9-admin"><thead><tr><th>Fonctionnalité</th><th>Administrateur</th></tr></thead><tbody><tr><td>Tableau de bord</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Synchronisation HelloAsso</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Liste des étudiants</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Étudiants en erreur</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Affectation manuelle</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Vue par amphithéâtre</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Placement automatique</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Réinitialisation du placement</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export liste de salle</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export feuille d'émargement</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export complet ZIP</td><td>Oui</td></tr></tbody></table>

Les adresses e-mail autorisées sont définies dans la variable `AUTH_WHITELIST` sur le serveur par l'administrateur technique.

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## 9. FAQ

### La synchronisation a échoué, que faire ?

Vérifier la connexion internet. Si l'erreur persiste, contacter l'administrateur technique — il peut s'agir d'un token HelloAsso expiré nécessitant une régénération des identifiants API.

### Des étudiants n'apparaissent pas après la synchronisation, pourquoi ?

Seules les inscriptions au statut **Traité** dans HelloAsso sont importées. Les inscriptions en attente de validation ou annulées n'apparaissent pas.

### Un étudiant est en erreur, doit-on l'exclure ?

Non. Les étudiants en erreur sont tout de même placés. L'erreur signale une incohérence à vérifier manuellement. Corriger si nécessaire via l'affectation manuelle.

### Les placements manuels sont-ils conservés lors d'un nouveau placement automatique ?

Oui, avec l'option **Réinitialisation partielle**. Ils ne sont effacés qu'en cas de **Réinitialisation complète**.

### Peut-on relancer le placement plusieurs fois ?

Oui. Il est recommandé de vérifier les erreurs après chaque lancement.

### Comment obtenir les listes pour le jour de l'examen ?

Cliquer sur **Exporter tout** depuis le tableau de bord. Il est aussi possible d'exporter amphithéâtre par amphithéâtre depuis la vue dédiée.

### Un étudiant est exclu du placement, pourquoi ?

L'étudiant s'est inscrit avec le tarif **Récupération sans passer l'épreuve** : il ne passe pas l'épreuve et n'a pas besoin de place dans un amphithéâtre.

### Est-il possible de revenir sur une réinitialisation ?

Non. Toute réinitialisation est définitive. Effectuer un export complet avant toute opération importante.

# CM Tutorat P2/D1

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 19/05/2025 **Rédigé par :** Lutard Maud et Basséguy Anaëlle

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## Missions principales

Organisation du tutorat pour les étudiants de **P2** (2ème année de médecine / DFGSM2) et **D1** (1ère année de dentaire).

### Contenu pédagogique

- Créer des **cas cliniques** adaptés au niveau P2/D1
- Rédiger les annales et exercices de révision
- Préparer les **plannings de tutorat** en début d'année

### Organisation des séances

- Maximum **1 heure par semaine** de tutorat (pour ne pas surcharger les étudiants)
- Coordonner les tuteurs et les salles

### Communication avec les étudiants

- Utiliser **Messenger** pour répondre aux questions des étudiants tutorés
- Réactivité attendue pour les questions urgentes avant les examens

## Compétences requises

- Excellentes connaissances en médecine (niveau DFGSM2 minimum)
- Sens pédagogique
- Rigueur dans la création des cas cliniques
- Gestion de groupe

## Format des séances

- **Fréquence** : maximum 1h/semaine
- **Format** : cas cliniques, QCM, annales commentées
- **Communication** : Messenger pour questions entre les séances

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Tuteurs P2/D1</td><td>Coordination</td></tr><tr><td>Étudiants P2/D1</td><td>Public cible</td></tr><tr><td>Administration faculté</td><td>Réservation salles</td></tr></tbody></table>

# CM Tutorat Infirmier

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 10/07/2025 **Rédigé par :** Énora GOUZIEN

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## Missions principales

Organisation du tutorat inter-filières pour les étudiants infirmier·ères et des filières paramédicales.

### Autorisations et cadre réglementaire

- Obtenir l'**autorisation du doyen** pour organiser les séances de tutorat inter-filières
- Contacts nécessaires : 
    - **Charlotte ROUSSEAU** (administration)
    - **Virginie NEVEU** (responsable pédagogique)

### Partenariat centre don du corps

- Travailler avec **Pauline BETOULLE** du **centre du don du corps** pour les sessions d'anatomie
- Organiser des séances pratiques d'anatomie pour les étudiants

### Coordination des formateurs

Coordonner les intervenants issus de différentes filières :

- **IFSI** (Institut de Formation en Soins Infirmiers)
- **ESF** (École de Sages-Femmes)
- **Médecine**
- **Kiné** (kinésithérapie)

### Gestion des absences

- Tenir une **liste noire des absentéistes** pour sanctionner les étudiants qui s'inscrivent sans venir
- Mettre en place un système de désistement dans les délais

## Compétences requises

- Connaissance du système de formation paramédical
- Capacité à coordonner des intervenants de différentes filières
- Rigueur administrative (gestion des autorisations)
- Sens de l'organisation

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>Charlotte ROUSSEAU</td><td>Autorisation administrative</td></tr><tr><td>Virginie NEVEU</td><td>Autorisation pédagogique</td></tr><tr><td>Pauline BETOULLE</td><td>Centre don du corps (anatomie)</td></tr><tr><td>Formateurs IFSI/ESF/Médecine/Kiné</td><td>Intervenants</td></tr><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Étudiants infirmiers</td><td>Public cible</td></tr></tbody></table>

# Pôle SSEB

# VP Santé Publique

**Pôle :** SSEB (Santé, Social, Environnement et Bien-être) **Mis à jour le :** 13/07/2025 **Rédigé par :** Marine ARNOULT et Adrien DE MORAS

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## Missions principales

Organiser des actions de **santé publique et de prévention** pour les étudiants et la population.

## Événements organisés

### Hôpital des Nounours

Événement pédiatrique : des enfants viennent à la faculté pour apprendre à ne plus avoir peur du médecin. Les étudiants en médecine jouent le rôle de "docteurs" pour soigner leurs peluches.

### Défi Sans Limite

Événement de sensibilisation au handicap et à l'inclusion.

### Don de Moelle Osseuse

- Campagnes de sensibilisation et d'inscription au registre national des donneurs de moelle osseuse
- En partenariat avec l'**EFS** (Établissement Français du Sang)

### Octobre Rose

- Actions de sensibilisation au dépistage du cancer du sein
- En partenariat avec le **CHU de Poitiers**

### Movember

- Sensibilisation à la santé masculine (cancer de la prostate, santé mentale)
- Collecte de fonds

### Sidaction

- Actions de sensibilisation au VIH/SIDA
- Vente de rubans rouges

## Partenaires principaux

<table id="bkmrk-partenaire-nature-du"><thead><tr><th>Partenaire</th><th>Nature du partenariat</th></tr></thead><tbody><tr><td>**CHU de Poitiers**</td><td>Partenaire institutionnel santé</td></tr><tr><td>**EFS** (Établissement Français du Sang)</td><td>Don de moelle osseuse, don du sang</td></tr><tr><td>**Trusted People (ANEMF)**</td><td>Réseau national santé publique</td></tr></tbody></table>

## Trusted People — ANEMF

Le VP SSEB est le/la référent·e **Trusted People** de la faculté. Ce programme ANEMF forme des étudiant·es à l'écoute et au soutien de leurs pairs en difficultés (santé mentale, harcèlement, etc.).

## Compétences requises

- Intérêt pour la santé publique et la prévention
- Sens de l'organisation événementielle
- Aisance relationnelle (partenariats institutionnels)
- Capacité à mobiliser et animer des équipes de bénévoles

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>CHU de Poitiers</td><td>Partenariat pour les événements santé</td></tr><tr><td>EFS</td><td>Campagnes don moelle / don sang</td></tr><tr><td>Trusted People ANEMF</td><td>Réseau national</td></tr><tr><td>Président·e CREM</td><td>Coordination</td></tr><tr><td>Autres VP</td><td>Communication croisée</td></tr></tbody></table>