Postes

Fiches de poste des membres du CREM

Bureau Restreint

Bureau Restreint

Président·e

Pôle : Bureau Restreint Mis à jour le : 01/07/2025 Rédigé par : Dorian TRIPONEL & Mathéo MILLEY-ARJALIES

Missions principales

Compétences requises

Contraintes

Relations de travail

Interlocuteur Nature de la relation
Marina Chatendeau Contact régulier (administration faculté)
Stéphanie Trouillé Contact régulier
Virginie Neveu Contact régulier
Bureau Restreint Travail quotidien
VP de chaque pôle Coordination hebdomadaire
Doyen de la faculté Réunions régulières

Passation de poste

La passation se fait lors de l'Assemblée Générale. Prévoir :

Bureau Restreint

Secrétaire Général

Pôle : Bureau Restreint Mis à jour le : 21/05/2025 Rédigé par : MERCERON Aubin

Missions principales

Compétences requises

Tâches récurrentes

En début de mandat

Tout au long de l'année

En fin de mandat

Relations de travail

Interlocuteur Nature de la relation
Président·e Travail quotidien, signature des PV
Membres du CA Relecture et validation des PV
Préfecture Contact administratif (changement bureau)
Bureau Restreint

Trésorier·e

Pôle : Bureau Restreint Mis à jour le : 02/07/2025 Rédigé par : Mathéo MILLEY-ARJALIES

Missions principales

Compétences requises

Outils utilisés

Tâches récurrentes

En début d'année

Tout au long de l'année

En fin d'année

Relations de travail

Interlocuteur Nature de la relation
Associé·e comptable Supervision, conseil
Président·e Validation des dépenses importantes
VP de chaque pôle Gestion des budgets par pôle
Partenaires/Subventionneurs CVEC, Mairie, Région, etc.

Pôle Animation

Pôle Animation

VP Animation

Pôle : Animation Mis à jour le : 2025

Missions principales

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature de la relation
VP Communication Coordination pour la communication des événements
Gérants de boîtes de nuit Partenariats et contrats
CM Gala, CM Ski, CM Sport & Culture Supervision directe
Trésorier·e Gestion des budgets événementiels

Événements organisés

Pôle Animation

CM Gala

Pôle : Animation Mis à jour le : 2025

Missions principales

Le/la CM Gala organise la soirée annuelle de gala du CREM, l'un des événements les plus importants de l'année.

Organisation de l'événement

Gestion logistique

Compétences requises

Calendrier type

Période Action
Sept-Oct Définir le concept, rechercher le lieu
Nov-Déc Réserver lieu, traiteur, DJ
Jan-Fév Lancer la vente de billets, trouver partenaires
Mars-Avril Finaliser logistique, communication
Mai-Juin Soirée Gala
Pôle Animation

CM Ski

Pôle : Animation Mis à jour le : 30/06/2025 Rédigé par : MICHELY Adèle

Missions principales

Organisation complète du voyage au ski annuel du CREM.

Avant le voyage

Pendant le voyage

Après le voyage

Compétences requises

Partenaire principal

Funbreak : tour opérateur spécialisé dans les voyages au ski pour les associations étudiantes.

Goodies

Commander généralement : pulls, bonnets, sacs, gourdes aux couleurs du voyage.

Pôle Animation

CM Sport & Culture

Pôle : Animation Mis à jour le : 03/07/2025 Rédigé par : Anne-Sophie Gousset

Missions principales

Organisation des événements sportifs et culturels pour les étudiants de la filière santé.

Événements sportifs

Événements culturels

Communication

Compétences requises

Partenaires

Partenaire Nature
TAP (Théâtre Auditorium de Poitiers) Partenariat pour les sorties cinéma/spectacles
Stade de rugby de Poitiers Réservation des terrains
Stade de football de Poitiers Réservation des terrains
Autres filières santé Coordination inter-filières
Pôle Animation

[Outil] Organisation Gala

Manuel utilisateur

Application : gala.crem.fr Pôle : Animation Mis à jour le : 19/03/2026

1. Présentation générale

Gala CREM est une application web de gestion du gala annuel du CREM. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

L'application s'adresse à trois profils d'utilisateurs :

Profil Rôle
Participant Choisit sa table via un identifiant personnel
Vente (VP Repro & Sophie) Inscrit les participants sur place le jour du gala
Administrateur (CM Gala & Sophie) Configure l'évènement, gère les inscrits, les tables et les exports

2. Accès à l'application

2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

  1. Accéder à la page de connexion.
  2. Cliquer sur Se connecter avec Google.
  3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
  4. L'application redirige automatiquement vers l'interface correspondant au rôle du compte (administration ou vente).

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique. Seuls les comptes Google figurant dans la liste des administrateurs ou des vendeurs peuvent se connecter.

2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation de l'interface d'administration ou de vente.

2.3. Accès participant (sans connexion)

Les participants n'ont pas besoin de compte. Ils accèdent à l'interface publique de choix de table directement depuis la page d'accueil du site, à l'aide de leur identifiant personnel.

3. Parcours participant — Choix de table

Ce parcours est accessible à tout participant disposant d'un identifiant de 6 caractères, communiqué après son inscription.

3.1. Identification

  1. Se rendre sur la page d'accueil de l'application.
  2. Saisir l'identifiant de 6 caractères (lettres majuscules et chiffres) dans le champ prévu.
  3. Cliquer sur Valider.

Si l'identifiant est reconnu et que la phase de choix de table est ouverte, l'application affiche le plan de salle interactif. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche.

3.2. Sélection d'une table

Le plan de salle présente l'ensemble des tables sous forme de cartes numérotées. Chaque table est colorée selon sa disponibilité :

Couleur Signification
Vert Table disponible (3 places ou plus)
Orange Table presque complète (1 ou 2 places restantes)
Rouge Table complète (sélection impossible)
Bleu Table actuellement attribuée au participant

Pour choisir une table :

  1. Cliquer sur une table disponible (verte ou orange).
  2. Une fenêtre de confirmation apparaît, indiquant le numéro de table et le nombre de places restantes.
  3. Confirmer le choix.

Si le participant avait déjà une table attribuée, l'ancienne attribution est automatiquement remplacée par la nouvelle.

3.3. Confirmation

Après validation du choix, une page de confirmation s'affiche avec :

Le participant peut revenir à la page de sélection pour modifier son choix tant que la phase de choix de table reste ouverte.

4. Interface Vente — Inscription sur place

L'interface Vente est destinée au personnel chargé de l'accueil et de l'inscription des participants le jour du gala.

4.1. Accéder à l'interface

Après connexion avec un compte autorisé pour la vente, l'application redirige automatiquement vers l'interface d'inscription.

4.2. Liste des inscriptions

La page d'accueil de l'interface Vente affiche la liste des inscriptions récentes, paginée par groupes de 50.

Un champ de recherche permet de retrouver un participant par :

4.3. Inscrire un nouveau participant

  1. Cliquer sur Nouvelle inscription.
  2. Remplir le formulaire :
Champ Obligatoire Description
Prénom Oui Prénom du participant
Nom Oui Nom de famille
E-mail Non Adresse e-mail du participant
Régime alimentaire Oui Végétarien, sans gluten, etc.
Allergies Non Allergies alimentaires spécifiques
Catégorie Oui Type de tarif (ex. Adulte, Enfant)
Mode de paiement Oui Espèces, Chèque ou Carte bancaire
  1. Cliquer sur Enregistrer.

L'application génère automatiquement un identifiant unique de 6 caractères pour le participant. Cet identifiant est affiché sur la fiche de l'inscrit et sert pour le choix de table.

Si la catégorie choisie est gratuite, le statut de paiement est automatiquement positionné sur « Gratuit » et aucun mode de paiement n'est demandé.

4.4. Consulter une inscription

Cliquer sur le nom d'un participant dans la liste pour afficher sa fiche complète, incluant son identifiant.

4.5. Modifier une inscription

  1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Modifier.
  2. Ajuster les champs souhaités.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

4.6. Supprimer une inscription

  1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Supprimer.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive. Si le participant était attribué à une table, la place est libérée.

5. Administration — Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'interface d'administration. Il offre une vue d'ensemble de l'édition en cours.

5.1. Indicateurs généraux

5.2. État des phases

Le tableau de bord indique si les deux phases de l'évènement sont ouvertes ou fermées :

5.3. Répartition par catégorie

Tableau détaillant le nombre d'inscrits par catégorie tarifaire (ex. Musicien, Étudiant classique, Invité d'honneur).

5.4. Répartition par statut de paiement

Statut Description
Payé Paiement reçu
En attente Paiement non encore perçu
Gratuit Catégorie exonérée de paiement

5.5. État des tables

Synthèse du remplissage des tables :

5.6. Régimes alimentaires

Liste des régimes alimentaires déclarés par les participants, regroupés par type.

6. Administration — Gestion des inscrits

6.1. Liste des inscrits

Accessible depuis le menu Inscrits, cette page affiche l'ensemble des participants enregistrés, paginés par groupes de 50.

6.2. Filtrer et rechercher

Filtre Description
Recherche textuelle Nom, prénom ou adresse e-mail
Catégorie Filtrer par catégorie tarifaire
Statut de paiement Payé, En attente ou Gratuit
Sans table Afficher uniquement les inscrits sans table attribuée

Les filtres sont cumulables.

6.3. Ajouter un inscrit

  1. Cliquer sur Ajouter un inscrit.
  2. Remplir le formulaire :
Champ Obligatoire Description
Prénom Oui Prénom du participant
Nom Oui Nom de famille
E-mail Oui Adresse e-mail
Régime alimentaire Non Contrainte alimentaire
Catégorie Oui Catégorie tarifaire
Statut de paiement Oui Payé, En attente ou Gratuit
Table Non Attribution directe à une table
  1. Cliquer sur Enregistrer.

Un identifiant unique est généré automatiquement.

6.4. Modifier un inscrit

  1. Dans la liste, cliquer sur Modifier en regard du participant.
  2. Ajuster les informations souhaitées, y compris la table et le statut de paiement.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

6.5. Supprimer un inscrit

  1. Cliquer sur Supprimer en regard du participant.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive et libère la place à la table si le participant en avait une.

7. Administration — Plan de salle

7.1. Vue d'ensemble

La page Tables présente l'ensemble des tables sous forme de cartes. Chaque carte indique :

Couleur Signification
Gris Table vide
Jaune Table partiellement remplie
Vert Table complète

Cliquer sur une carte pour déplier la liste détaillée des participants.

7.2. Retirer un participant d'une table

  1. Déplier la carte de la table concernée.
  2. Cliquer sur Retirer à côté du nom du participant.
  3. Le participant perd son attribution de table mais reste inscrit.

7.3. Déplacer un participant

  1. Déplier la carte de la table concernée.
  2. Cliquer sur Déplacer à côté du nom du participant.
  3. Sélectionner la table de destination parmi les tables disposant de places libres.
  4. Confirmer le déplacement.

Le système empêche le déplacement vers une table complète.

8. Administration — Configuration de l'édition

8.1. Paramètres de l'édition

Accessible depuis le menu Edition, cette page permet de configurer les paramètres de l'édition en cours.

Paramètre Description
Date Date de l'évènement
Lieu Lieu de l'évènement
Nombre de tables Nombre total de tables disponibles (défaut : 74)
Places par table Nombre de sièges par table (défaut : 9)
Inscriptions ouvertes Active ou désactive la phase d'inscription manuelle
Choix de table ouvert Active ou désactive le portail public de choix de table

Après modification, cliquer sur Enregistrer.

Lorsque le nombre de tables est augmenté, les nouvelles tables sont créées automatiquement. Il n'est pas possible de réduire le nombre de tables (pour éviter toute perte de données).

8.2. Gestion des catégories tarifaires

Les catégories définissent les différents tarifs applicables aux participants.

Ajouter une catégorie

  1. Dans la section Catégories, remplir les champs :
    • Nom : intitulé de la catégorie (ex. « Musicien », « Étudiant classique », « Invité d'honneur »)
    • Prix : montant en euros
    • Gratuit : cocher si la catégorie est exonérée de paiement (le prix est alors ignoré)
  2. Cliquer sur Ajouter.

Modifier une catégorie

  1. Cliquer sur Modifier en regard de la catégorie.
  2. Ajuster le nom, le prix ou le statut gratuit.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

Supprimer une catégorie

  1. Cliquer sur Supprimer en regard de la catégorie.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression n'est possible que si aucun participant n'est rattaché à cette catégorie. Dans le cas contraire, il faut d'abord réassigner les participants concernés à une autre catégorie.

9. Administration — Exports

L'application permet d'exporter les données au format Excel (XLSX) pour exploitation externe (impression, partage, archivage).

9.1. Liste des inscrits

Menu : Exports > Inscrits

Colonne Description
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
E-mail Adresse e-mail
Catégorie Catégorie tarifaire
Prix Montant en euros
Table Numéro de table (vide si non attribué)
Statut paiement Payé, En attente ou Gratuit
Régime alimentaire Contrainte alimentaire déclarée

Les données sont triées par nom de famille.

9.2. Plan de salle

Menu : Exports > Plan de salle

Colonne Description
Table Numéro de table
Nom Nom de famille du participant
Prénom Prénom du participant
Catégorie Catégorie tarifaire
Occupation Nombre de places occupées sur le total (ex. 7/9)

Les données sont triées par numéro de table. Les tables vides sont incluses dans l'export.

9.3. Régimes alimentaires

Menu : Exports > Régimes alimentaires

Colonne Description
Régime Type de régime alimentaire
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
Table Numéro de table

Seuls les participants ayant déclaré un régime alimentaire apparaissent dans cet export. Les données sont triées par type de régime puis par nom.

10. Rôles et droits d'accès

10.1. Matrice des droits

Fonctionnalité Participant Vente Administrateur
Choix de table (portail public) Oui — —
Inscription sur place — Oui Oui
Tableau de bord — — Oui
Gestion des inscrits — — Oui
Gestion des tables — — Oui
Configuration de l'édition — — Oui
Exports Excel — — Oui

10.2. Attribution des rôles

Les rôles sont déterminés par l'adresse e-mail du compte Google utilisé pour la connexion :

Un même compte peut cumuler les deux rôles. Dans ce cas, il accède à l'interface d'administration par défaut, mais peut également utiliser l'interface Vente.

La modification de ces listes est réservée à l'administrateur technique ayant accès à la configuration du serveur.

11. FAQ

Un participant a perdu son identifiant, comment le retrouver ?

Dans l'interface d'administration, rechercher le participant par son nom dans la section Inscrits. L'identifiant de 6 caractères est affiché sur sa fiche. Depuis l'interface Vente, utiliser la recherche par nom puis consulter la fiche du participant.

Comment fermer le choix de table avant l'évènement ?

Aller dans Edition, désactiver l'option Choix de table ouvert, puis enregistrer. Les participants ne pourront plus accéder au portail de sélection.

Un participant veut changer de table, comment faire ?

Deux possibilités :

Comment ajouter des tables supplémentaires ?

Aller dans Edition, augmenter le Nombre de tables, puis enregistrer. Les nouvelles tables sont créées automatiquement.

Comment modifier le prix d'une catégorie ?

Aller dans Edition, section Catégories, cliquer sur Modifier en regard de la catégorie concernée, ajuster le prix et enregistrer. Ce changement n'affecte pas rétroactivement le statut de paiement des participants déjà inscrits.

Peut-on supprimer une catégorie qui a des inscrits ?

Non. Il faut d'abord réassigner tous les participants de cette catégorie vers une autre catégorie, puis supprimer la catégorie devenue vide.

Comment obtenir la liste des régimes alimentaires pour le traiteur ?

Utiliser l'export Régimes alimentaires (menu Exports). Le fichier Excel obtenu peut être transmis directement au traiteur.

Est-il possible de revenir sur une suppression ?

Non. Toute suppression (inscrit ou catégorie) est définitive. Il est recommandé d'effectuer un export avant toute opération de suppression importante.

Comment savoir combien de places restent disponibles ?

Le tableau de bord affiche en temps réel le nombre de places restantes, ainsi qu'une barre de progression indiquant le taux de remplissage global.

Que se passe-t-il si un participant tente de choisir une table complète ?

Le système empêche la sélection. Les tables complètes apparaissent en rouge et ne sont pas cliquables dans le portail de choix de table.

Pôle Échanges

Pôle Échanges

CM Stages Inter-CHU

Pôle : Échanges Mis à jour le : 18 juin 2025 Rédigé par : BISSON Loïse

Missions principales

Gestion des échanges de stages entre CHU au niveau national (Inter-CHU).

Calendrier détaillé

Mois Action
Octobre Ouverture des candidatures pour l'année suivante
Novembre Traitement des candidatures, pré-sélection
Décembre Validation et communication des attributions
Janvier-Février Gestion des conventions de stage
Mars-Septembre Suivi des stages en cours, gestion des problèmes

Tâches principales

Gestion des candidatures

Conventions collectives

Logement

Coordination nationale

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP Échanges Supervision
Responsables Inter-CHU des autres facultés Coordination nationale
Administration faculté Validation des conventions
Étudiants Accompagnement tout au long du processus
Pôle Échanges

VP IFMSA IN (Incomings)

Pôle : Échanges Mis à jour le : 2 Juillet 2025 Rédigé par : PRIGENT Thibaut

Missions principales

Accueil et accompagnement des étudiants étrangers (incomings) venant effectuer un stage à Poitiers dans le cadre de l'IFMSA (International Federation of Medical Students' Associations).

Missions détaillées

Avant l'arrivée

Pendant le séjour

Compétences linguistiques

Compétences requises

Welcome Pack

Contient typiquement :

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP IFMSA OUT Coordination étroite
Services hospitaliers du CHU Organisation des stages
Familles d'accueil Hébergement des incomings
IFMSA nationale Coordination nationale
Pôle Échanges

VP IFMSA OUT (Outgoings)

Pôle : Échanges Mis à jour le : 2 Juillet 2025

Missions principales

Accompagnement des étudiants de Poitiers (outgoings) souhaitant effectuer un stage à l'étranger dans le cadre de l'IFMSA.

Missions détaillées

Sélection des candidats

Avant le départ

Disponibilité

Compétences requises

Chéquier CREM

Le CREM met à disposition un chéquier pour les outgoings, utilisable pour certaines dépenses liées au séjour (à définir selon les règles internes).

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP IFMSA IN Coordination étroite
NEOs des pays d'accueil Coordination internationale
Étudiants outgoings Accompagnement tout au long
Trésorier·e Gestion du chéquier CREM
IFMSA nationale Coordination nationale

Pôle Réseau

Pôle Réseau

CM Webmaster

Pôle : Réseau Mis à jour le : 14/06/2025 Rédigé par : Mathéo Milley-Arjaliès

Missions principales

Gestion technique et éditoriale du site web du CREM et des outils numériques associés.

Site web (crem.fr)

Infrastructure

Outils numériques

Compétences requises

Outils et accès

Outil Usage
WordPress (crem.fr) Site principal
o2switch Hébergeur web
Google Workspace Emails et Drive
Namecheap/OVH Gestion DNS (selon registraire)
Ce wiki (wiki.crem.fr) Documentation interne

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP Communication Coordination pour le contenu
Président·e Accès aux comptes administrateurs
Support o2switch Support technique hébergement
Pôle Réseau

VP ANEMF

Pôle : Réseau Mis à jour le : 2025

Missions principales

Représenter la faculté de médecine de Poitiers au sein de l'ANEMF (Association Nationale des Étudiants en Médecine de France).

Congrès et Assemblées Générales

Le/la VP ANEMF participe à 7 Assemblées Générales par an :

Petits congrès (4 par an)

Sigle Nom complet
CAWET Congrès Automne Workshops and Elections Tour
CAD Congrès Automne Droit
CAWELL Congrès Automne Wellness
CASS Congrès Automne Santé Sociale

Grands congrès (3 par an)

Sigle Nom complet
WER Winter Elections Reunion
JEP Journées Études et Prévention
JEA Journées Étudiantes en Autonomie

Missions détaillées

Représentation nationale

Communication

Projets locaux

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature
ANEMF nationale Représentation
VP ANEMF des autres facultés Réseau national
Président·e CREM Coordination locale
Membres du CREM Rapport des décisions nationales
Pôle Réseau

VP Communication

Pôle : Réseau Mis à jour le : 07/07/2025 Rédigé par : MEDAGHRI ALAOUI YASSINE

Missions principales

Gestion de toute la communication externe du CREM sur les réseaux sociaux et en interne.

Réseaux sociaux

Communication interne

Coordination

Compétences requises

Outils utilisés

Outil Usage
Instagram Publication quotidienne
Facebook Page officielle + groupes promos
WhatsApp Groupes internes par promo
Messenger Communication interne
Canva Pro Création de visuels

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP Partenariats Coordination communication commerciale
VP Animation Promotion des événements Animation
Tous les pôles Relayer leur communication
CM Webmaster Coordination avec le site web
Pôle Réseau

VP Reprographie

Pôle : Réseau Mis à jour le : 23/05/2025 Rédigé par : Salomé Duchene

Missions principales

Gestion du local CREM (reprographie et boutique) et des services associés.

Gestion du local

Horaires d'ouverture du local :

Activités du local :

Gestion des commandes

Encadrement

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature
Sophie (employée) Encadrement quotidien
Trésorier·e Bilan financier du local
Fournisseurs Commandes pulls et goodies
Étudiants Service quotidien

Pôle Tutorat

Pôle Tutorat

CM Tutorat Anglais

Pôle : Tutorat Mis à jour le : 30/06/2025 Rédigé par : Lucie PICHAUT

Missions principales

Organisation et animation des ateliers d'anglais médical pour les étudiants en médecine de DFGSM2.

Organisation des ateliers

Collaboration avec les enseignants

Recrutement des tuteurs

Compétences requises

Outils pédagogiques

Outil Usage
Wooclap QCM interactifs, sondages en temps réel
Canva Création des supports visuels

Public cible

Relations de travail

Interlocuteur Nature
Céline LONGIN Enseignante référente anglais
Marina CHATENDEAU Réservation des salles
VP Tutorat Supervision
Tuteurs Encadrement
Pôle Tutorat

CM Tutorat P2/D1

Pôle : Tutorat Mis à jour le : 19/05/2025 Rédigé par : Lutard Maud et Basséguy Anaëlle

Missions principales

Organisation du tutorat pour les étudiants de P2 (2ème année de médecine / DFGSM2) et D1 (1ère année de dentaire).

Contenu pédagogique

Organisation des séances

Communication avec les étudiants

Compétences requises

Format des séances

Relations de travail

Interlocuteur Nature
VP Tutorat Supervision
Tuteurs P2/D1 Coordination
Étudiants P2/D1 Public cible
Administration faculté Réservation salles
Pôle Tutorat

CM Tutorat Infirmier

Pôle : Tutorat Mis à jour le : 10/07/2025 Rédigé par : Énora GOUZIEN

Missions principales

Organisation du tutorat inter-filières pour les étudiants infirmier·ères et des filières paramédicales.

Autorisations et cadre réglementaire

Partenariat centre don du corps

Coordination des formateurs

Coordonner les intervenants issus de différentes filières :

Gestion des absences

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature
Charlotte ROUSSEAU Autorisation administrative
Virginie NEVEU Autorisation pédagogique
Pauline BETOULLE Centre don du corps (anatomie)
Formateurs IFSI/ESF/Médecine/Kiné Intervenants
VP Tutorat Supervision
Étudiants infirmiers Public cible
Pôle Tutorat

[Outil] Organisation EB

Manuel utilisateur

Application : eb.tutorat.crem.fr Pôle : Tutorat Mis à jour le : 28/03/2026

1. Présentation générale

CREM Examen Blanc est une application web de gestion du placement des étudiants pour l'Examen Blanc organisé par le CREM Poitiers. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

L'application s'adresse exclusivement à un profil d'utilisateur :

Profil Rôle
Administrateur Synchronise les données, lance le placement, gère les affectations et génère les exports

L'accès est restreint aux adresses e-mail autorisées par l'administrateur technique. Il n'existe pas de portail public ou d'interface participant.

2. Accès à l'application

2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

  1. Accéder à eb.tutorat.crem.fr.
  2. Cliquer sur Se connecter avec Google.
  3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
  4. L'application redirige automatiquement vers le tableau de bord.

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique dans la liste blanche (AUTH_WHITELIST). Tout compte Google non listé se verra refuser l'accès avec un message d'erreur.

2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation en haut de l'interface. La session est immédiatement invalidée.

3. Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il offre une vue d'ensemble de l'état du placement en cours et permet de déclencher les actions principales.

3.1. Indicateurs généraux

La zone de statistiques affiche six métriques en temps réel :

Indicateur Description
Total Nombre total d'étudiants importés depuis HelloAsso
À placer Étudiants éligibles au placement (non exclus, sans erreur bloquante)
Placés Étudiants ayant reçu une affectation dans un amphithéâtre
Non placés Étudiants éligibles mais sans amphithéâtre attribué
Exclus Étudiants inscrits en tarif « Récupération sans passer l'épreuve »
Erreurs Étudiants présentant une incohérence entre leur tarif et leur numéro CREM
Manuel Étudiants ayant été affectés manuellement par un administrateur

3.2. État de la synchronisation

Le tableau de bord affiche la date et l'heure de la dernière synchronisation avec HelloAsso, ainsi que son statut (succès ou échoué). Un bouton Synchroniser permet de déclencher une nouvelle synchronisation à tout moment.

3.3. Vue par amphithéâtre

Pour chaque amphithéâtre, une barre de progression indique le taux de remplissage avec le nombre de places occupées sur la capacité totale. Des boutons d'action rapide permettent d'accéder à la vue détaillée de l'amphithéâtre ou de télécharger ses exports directement depuis le tableau de bord.

4. Synchronisation des inscriptions (HelloAsso)

La synchronisation récupère les inscriptions validées depuis le formulaire HelloAsso du CREM et met à jour la base de données locale.

4.1. Lancer une synchronisation

  1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur Synchroniser.
  2. Patienter le temps du traitement (quelques secondes à quelques minutes selon le volume d'inscriptions).
  3. L'application redirige vers le tableau de bord avec un message de confirmation.

La synchronisation peut être relancée autant de fois que nécessaire. Elle est non destructive : les affectations existantes sont conservées sauf si les données de l'étudiant ont changé.

4.2. Résultat de la synchronisation

Le message de confirmation indique :

En cas d'erreur (problème de connexion à HelloAsso, token expiré, etc.), un message d'erreur s'affiche. Contacter l'administrateur technique si l'erreur persiste.

Ce que la synchronisation importe :

Donnée Source
Nom, Prénom Formulaire HelloAsso
Adresse e-mail Formulaire HelloAsso
Numéro CREM Champ personnalisé contenant « CREM »
URL photo Champ personnalisé contenant « Photo »
Tarif Intitulé du tarif choisi lors de l'inscription
Statut « Exclu » Tarif = « Récupération sans passer l'épreuve »

Seules les inscriptions au statut Traité (Processed) dans HelloAsso sont importées.

5. Gestion des étudiants

5.1. Liste des étudiants

Accessible depuis le menu Étudiants, cette page affiche l'ensemble des participants importés, paginés par groupes de 50.

Colonne Description
N° Place Numéro de place attribué dans l'amphithéâtre
N° CREM Identifiant CREM de l'étudiant
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
Tarif Catégorie tarifaire HelloAsso
Amphi Amphithéâtre affecté (vide si non placé)
Statut Placé / Non placé / Exclu / Erreur

Les lignes en rouge signalent les étudiants présentant une erreur de cohérence.

5.2. Filtrer et rechercher

Filtre Description
Recherche textuelle Nom, prénom, numéro CREM ou adresse e-mail
Amphithéâtre Filtrer par amphithéâtre affecté
Tarif Filtrer par catégorie tarifaire
Statut Placé, Non placé, Exclu ou Erreur

Les filtres sont cumulables. Cliquer sur Rechercher (ou appuyer sur Entrée) pour appliquer.

5.3. Étudiants en erreur

La page Erreurs liste uniquement les étudiants présentant une incohérence entre leur tarif HelloAsso et leur numéro CREM :

Erreur Description
CREM commençant par 1 + tarif LAS 2/3 Numéro de première année incompatible avec le tarif LAS 2/3
CREM commençant par 9 + tarif LAS 1 Numéro de deuxième année incompatible avec le tarif LAS 1

Ces étudiants sont tout de même placés par l'algorithme mais sont signalés pour vérification manuelle.

5.4. Affectation manuelle d'un étudiant

  1. Dans la liste des étudiants, cliquer sur le bouton d'affectation en regard de l'étudiant concerné.
  2. Dans la fenêtre modale, sélectionner l'amphithéâtre dans la liste déroulante.
  3. Saisir le numéro de place (20 caractères maximum).
  4. Cliquer sur Enregistrer.

L'étudiant est marqué comme placé manuellement. Les affectations manuelles sont préservées lors d'une réinitialisation partielle.

Pour retirer l'affectation d'un étudiant, sélectionner « Aucun amphithéâtre » dans la liste déroulante.

5.5. Vue par amphithéâtre

Accessible depuis le menu Amphithéâtres ou depuis le tableau de bord. Des onglets permettent de naviguer entre les amphithéâtres. La capacité et le nombre de places occupées sont rappelés en en-tête. Des boutons d'export sont disponibles directement depuis cette vue.

6. Placement automatique

L'algorithme affecte automatiquement chaque étudiant à un amphithéâtre et à un numéro de place selon les règles métier du CREM.

6.1. Catégories tarifaires

Groupe Tarifs concernés
Membres LAS 1 LAS 1 – Inscrits au Tutorat · LAS 1 – Inscrits au CREM sans le Tutorat · UE3 + UE4 (LAS 1)
Membres LAS 2/3 LAS 2/3 – Inscrits au Tutorat · LAS 2/3 – Inscrits au CREM sans le Tutorat
Exclus Récupération sans passer l'épreuve (non placés)

6.2. Logique de répartition par amphithéâtre

Priorité Amphithéâtre(s) Population cible Ordre de tri
1 Debré gauche → Debré droit → Debré haut Membres LAS 1 CREM 1xxx en premier, puis 7xxx, puis autres
2 Côme Bas → Côme Haut → Beauchamps Membres LAS 2/3 (CREM non 1xxx) N° CREM croissant
3 Beauchamps → Tourette Non-membres LAS 2/3 + débordement Côme N° CREM croissant
4 Rambaud → Tourette Non-membres LAS 1 N° CREM croissant
5 Tourette → Lefèvre Débordements (file FIFO) Ordre d'arrivée
6 Lefèvre Dernier débordement —

Les numéros de place sont attribués en triant les étudiants par numéro CREM croissant au sein de chaque amphithéâtre, à partir du plan de salle importé.

6.3. Lancer le placement automatique

  1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur Lancer le placement.
  2. Patienter le temps du traitement.
  3. Un message de confirmation indique le nombre d'étudiants placés, non placés et en erreur.

Le placement peut être relancé à tout moment. Il remplace les affectations existantes (sauf les affectations manuelles si l'option est activée).

6.4. Réinitialiser le placement

Option Comportement
Réinitialisation complète Supprime toutes les affectations, y compris les placements manuels
Réinitialisation partielle Supprime uniquement les affectations automatiques ; les placements manuels sont préservés
  1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur Réinitialiser le placement.
  2. Choisir le mode de réinitialisation.
  3. Confirmer l'action.

7. Exports

7.1. Liste de salle par amphithéâtre

Colonne Description
N° Place Numéro de place dans l'amphithéâtre
N° CREM Identifiant CREM de l'étudiant
Nom Nom de famille (en majuscules)
Prénom Prénom
Amphi Nom de l'amphithéâtre
Tarif Catégorie tarifaire HelloAsso

En-tête fond bleu, colonnes dimensionnées pour impression directe.

7.2. Feuille d'émargement par amphithéâtre

Colonne Description
N° Numéro de ligne
N° Place Numéro de place
N° CREM Identifiant CREM
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
Signature Colonne vide pour signature manuscrite

Mise en forme pour impression : hauteur de lignes augmentée, couleurs alternées, bordures, en-tête foncé.

7.3. Export complet (ZIP)

Depuis le tableau de bord, cliquer sur Exporter tout. L'archive contient :

export-complet-examen-blanc.zip
├── listes/        ← listes de salle par amphithéâtre
└── emargements/   ← feuilles d'émargement par amphithéâtre

Seuls les amphithéâtres avec au moins un étudiant placé sont inclus.

8. Droits d'accès

Fonctionnalité Administrateur
Tableau de bord Oui
Synchronisation HelloAsso Oui
Liste des étudiants Oui
Étudiants en erreur Oui
Affectation manuelle Oui
Vue par amphithéâtre Oui
Placement automatique Oui
Réinitialisation du placement Oui
Export liste de salle Oui
Export feuille d'émargement Oui
Export complet ZIP Oui

Les adresses e-mail autorisées sont définies dans la variable AUTH_WHITELIST sur le serveur par l'administrateur technique.

9. FAQ

La synchronisation a échoué, que faire ?

Vérifier la connexion internet. Si l'erreur persiste, contacter l'administrateur technique — il peut s'agir d'un token HelloAsso expiré nécessitant une régénération des identifiants API.

Des étudiants n'apparaissent pas après la synchronisation, pourquoi ?

Seules les inscriptions au statut Traité dans HelloAsso sont importées. Les inscriptions en attente de validation ou annulées n'apparaissent pas.

Un étudiant est en erreur, doit-on l'exclure ?

Non. Les étudiants en erreur sont tout de même placés. L'erreur signale une incohérence à vérifier manuellement. Corriger si nécessaire via l'affectation manuelle.

Les placements manuels sont-ils conservés lors d'un nouveau placement automatique ?

Oui, avec l'option Réinitialisation partielle. Ils ne sont effacés qu'en cas de Réinitialisation complète.

Peut-on relancer le placement plusieurs fois ?

Oui. Il est recommandé de vérifier les erreurs après chaque lancement.

Comment obtenir les listes pour le jour de l'examen ?

Cliquer sur Exporter tout depuis le tableau de bord. Il est aussi possible d'exporter amphithéâtre par amphithéâtre depuis la vue dédiée.

Un étudiant est exclu du placement, pourquoi ?

L'étudiant s'est inscrit avec le tarif Récupération sans passer l'épreuve : il ne passe pas l'épreuve et n'a pas besoin de place dans un amphithéâtre.

Est-il possible de revenir sur une réinitialisation ?

Non. Toute réinitialisation est définitive. Effectuer un export complet avant toute opération importante.

Pôle SSEB

Pôle SSEB

VP Santé Publique

Pôle : SSEB (Santé, Social, Environnement et Bien-être) Mis à jour le : 13/07/2025 Rédigé par : Marine ARNOULT et Adrien DE MORAS

Missions principales

Organiser des actions de santé publique et de prévention pour les étudiants et la population.

Événements organisés

Hôpital des Nounours

Événement pédiatrique : des enfants viennent à la faculté pour apprendre à ne plus avoir peur du médecin. Les étudiants en médecine jouent le rôle de "docteurs" pour soigner leurs peluches.

Défi Sans Limite

Événement de sensibilisation au handicap et à l'inclusion.

Don de Moelle Osseuse

Octobre Rose

Movember

Sidaction

Partenaires principaux

Partenaire Nature du partenariat
CHU de Poitiers Partenaire institutionnel santé
EFS (Établissement Français du Sang) Don de moelle osseuse, don du sang
Trusted People (ANEMF) Réseau national santé publique

Trusted People — ANEMF

Le VP SSEB est le/la référent·e Trusted People de la faculté. Ce programme ANEMF forme des étudiant·es à l'écoute et au soutien de leurs pairs en difficultés (santé mentale, harcèlement, etc.).

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature
CHU de Poitiers Partenariat pour les événements santé
EFS Campagnes don moelle / don sang
Trusted People ANEMF Réseau national
Président·e CREM Coordination
Autres VP Communication croisée