# Pôle Tutorat

# CM Tutorat Anglais

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 30/06/2025 **Rédigé par :** Lucie PICHAUT

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## Missions principales

Organisation et animation des **ateliers d'anglais médical** pour les étudiants en médecine de DFGSM2.

### Organisation des ateliers

- Planifier les créneaux d'ateliers en collaboration avec **Marina CHATENDEAU** (pour la réservation des salles)
- Préparer les supports pédagogiques (présentations, exercices) avec **Canva** et **Wooclap**
- Animer les séances ou coordonner les tuteurs

### Collaboration avec les enseignants

- Travailler en lien avec **Céline LONGIN** (enseignante d'anglais de la faculté)
- S'assurer que le contenu est adapté au niveau DFGSM2 et aux besoins des étudiants

### Recrutement des tuteurs

- Identifier des étudiants plus avancés capables d'animer les ateliers
- Former et encadrer les tuteurs

## Compétences requises

- Bon niveau d'anglais (B2 minimum, C1 idéal)
- Connaissance du vocabulaire médical en anglais
- Sens pédagogique
- Maîtrise de Canva et Wooclap

## Outils pédagogiques

<table id="bkmrk-outil-usage-wooclap-"><thead><tr><th>Outil</th><th>Usage</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Wooclap**</td><td>QCM interactifs, sondages en temps réel</td></tr><tr><td>**Canva**</td><td>Création des supports visuels</td></tr></tbody></table>

## Public cible

- Étudiants **DFGSM2** (2ème année de médecine post-PASS)

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>Céline LONGIN</td><td>Enseignante référente anglais</td></tr><tr><td>Marina CHATENDEAU</td><td>Réservation des salles</td></tr><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Tuteurs</td><td>Encadrement</td></tr></tbody></table>

# [Outil] Organisation EB

# Manuel utilisateur

**Application :** [eb.tutorat.crem.fr](https://eb.tutorat.crem.fr) **Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 28/03/2026

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## 1. Présentation générale

**CREM Examen Blanc** est une application web de gestion du placement des étudiants pour l'Examen Blanc organisé par le CREM Poitiers. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

- Synchronisation des inscriptions depuis HelloAsso
- Validation des étudiants par rapport à leur tarif et leur numéro CREM
- Placement automatique dans les amphithéâtres selon des règles métier précises
- Corrections manuelles d'affectation
- Export des listes de salle et feuilles d'émargement au format Excel

L'application s'adresse exclusivement à un profil d'utilisateur :

<table id="bkmrk-profil-r%C3%B4le-administ"><thead><tr><th>Profil</th><th>Rôle</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Administrateur**</td><td>Synchronise les données, lance le placement, gère les affectations et génère les exports</td></tr></tbody></table>

> L'accès est restreint aux adresses e-mail autorisées par l'administrateur technique. Il n'existe pas de portail public ou d'interface participant.

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## 2. Accès à l'application

### 2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

1. Accéder à [eb.tutorat.crem.fr](https://eb.tutorat.crem.fr).
2. Cliquer sur **Se connecter avec Google**.
3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
4. L'application redirige automatiquement vers le tableau de bord.

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique dans la liste blanche (`AUTH_WHITELIST`). Tout compte Google non listé se verra refuser l'accès avec un message d'erreur.

### 2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton **Déconnexion** présent dans la barre de navigation en haut de l'interface. La session est immédiatement invalidée.

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## 3. Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'application. Il offre une vue d'ensemble de l'état du placement en cours et permet de déclencher les actions principales.

### 3.1. Indicateurs généraux

La zone de statistiques affiche six métriques en temps réel :

<table id="bkmrk-indicateur-descripti"><thead><tr><th>Indicateur</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Total**</td><td>Nombre total d'étudiants importés depuis HelloAsso</td></tr><tr><td>**À placer**</td><td>Étudiants éligibles au placement (non exclus, sans erreur bloquante)</td></tr><tr><td>**Placés**</td><td>Étudiants ayant reçu une affectation dans un amphithéâtre</td></tr><tr><td>**Non placés**</td><td>Étudiants éligibles mais sans amphithéâtre attribué</td></tr><tr><td>**Exclus**</td><td>Étudiants inscrits en tarif « Récupération sans passer l'épreuve »</td></tr><tr><td>**Erreurs**</td><td>Étudiants présentant une incohérence entre leur tarif et leur numéro CREM</td></tr><tr><td>**Manuel**</td><td>Étudiants ayant été affectés manuellement par un administrateur</td></tr></tbody></table>

### 3.2. État de la synchronisation

Le tableau de bord affiche la date et l'heure de la dernière synchronisation avec HelloAsso, ainsi que son statut (`succès` ou `échoué`). Un bouton **Synchroniser** permet de déclencher une nouvelle synchronisation à tout moment.

### 3.3. Vue par amphithéâtre

Pour chaque amphithéâtre, une barre de progression indique le taux de remplissage avec le nombre de places occupées sur la capacité totale. Des boutons d'action rapide permettent d'accéder à la vue détaillée de l'amphithéâtre ou de télécharger ses exports directement depuis le tableau de bord.

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## 4. Synchronisation des inscriptions (HelloAsso)

La synchronisation récupère les inscriptions validées depuis le formulaire HelloAsso du CREM et met à jour la base de données locale.

### 4.1. Lancer une synchronisation

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Synchroniser**.
2. Patienter le temps du traitement (quelques secondes à quelques minutes selon le volume d'inscriptions).
3. L'application redirige vers le tableau de bord avec un message de confirmation.

> La synchronisation peut être relancée autant de fois que nécessaire. Elle est non destructive : les affectations existantes sont conservées sauf si les données de l'étudiant ont changé.

### 4.2. Résultat de la synchronisation

Le message de confirmation indique :

- Le nombre de **nouveaux enregistrements** créés.
- Le nombre d'enregistrements **mis à jour**.

En cas d'erreur (problème de connexion à HelloAsso, token expiré, etc.), un message d'erreur s'affiche. Contacter l'administrateur technique si l'erreur persiste.

**Ce que la synchronisation importe :**

<table id="bkmrk-donn%C3%A9e-source-nom%2C-p"><thead><tr><th>Donnée</th><th>Source</th></tr></thead><tbody><tr><td>Nom, Prénom</td><td>Formulaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Adresse e-mail</td><td>Formulaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Numéro CREM</td><td>Champ personnalisé contenant « CREM »</td></tr><tr><td>URL photo</td><td>Champ personnalisé contenant « Photo »</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Intitulé du tarif choisi lors de l'inscription</td></tr><tr><td>Statut « Exclu »</td><td>Tarif = « Récupération sans passer l'épreuve »</td></tr></tbody></table>

Seules les inscriptions au statut `Traité` (Processed) dans HelloAsso sont importées.

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## 5. Gestion des étudiants

### 5.1. Liste des étudiants

Accessible depuis le menu **Étudiants**, cette page affiche l'ensemble des participants importés, paginés par groupes de 50.

<table id="bkmrk-colonne-description-"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place attribué dans l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM de l'étudiant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Catégorie tarifaire HelloAsso</td></tr><tr><td>Amphi</td><td>Amphithéâtre affecté (vide si non placé)</td></tr><tr><td>Statut</td><td>Placé / Non placé / Exclu / Erreur</td></tr></tbody></table>

Les lignes en **rouge** signalent les étudiants présentant une erreur de cohérence.

### 5.2. Filtrer et rechercher

<table id="bkmrk-filtre-description-r"><thead><tr><th>Filtre</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Recherche textuelle**</td><td>Nom, prénom, numéro CREM ou adresse e-mail</td></tr><tr><td>**Amphithéâtre**</td><td>Filtrer par amphithéâtre affecté</td></tr><tr><td>**Tarif**</td><td>Filtrer par catégorie tarifaire</td></tr><tr><td>**Statut**</td><td>Placé, Non placé, Exclu ou Erreur</td></tr></tbody></table>

Les filtres sont cumulables. Cliquer sur **Rechercher** (ou appuyer sur Entrée) pour appliquer.

### 5.3. Étudiants en erreur

La page **Erreurs** liste uniquement les étudiants présentant une incohérence entre leur tarif HelloAsso et leur numéro CREM :

<table id="bkmrk-erreur-description-c"><thead><tr><th>Erreur</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>CREM commençant par `1` + tarif LAS 2/3</td><td>Numéro de première année incompatible avec le tarif LAS 2/3</td></tr><tr><td>CREM commençant par `9` + tarif LAS 1</td><td>Numéro de deuxième année incompatible avec le tarif LAS 1</td></tr></tbody></table>

Ces étudiants sont tout de même placés par l'algorithme mais sont signalés pour **vérification manuelle**.

### 5.4. Affectation manuelle d'un étudiant

1. Dans la liste des étudiants, cliquer sur le bouton d'affectation en regard de l'étudiant concerné.
2. Dans la fenêtre modale, sélectionner l'**amphithéâtre** dans la liste déroulante.
3. Saisir le **numéro de place** (20 caractères maximum).
4. Cliquer sur **Enregistrer**.

L'étudiant est marqué comme **placé manuellement**. Les affectations manuelles sont préservées lors d'une réinitialisation partielle.

> Pour retirer l'affectation d'un étudiant, sélectionner « Aucun amphithéâtre » dans la liste déroulante.

### 5.5. Vue par amphithéâtre

Accessible depuis le menu **Amphithéâtres** ou depuis le tableau de bord. Des onglets permettent de naviguer entre les amphithéâtres. La capacité et le nombre de places occupées sont rappelés en en-tête. Des boutons d'export sont disponibles directement depuis cette vue.

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## 6. Placement automatique

L'algorithme affecte automatiquement chaque étudiant à un amphithéâtre et à un numéro de place selon les règles métier du CREM.

### 6.1. Catégories tarifaires

<table id="bkmrk-groupe-tarifs-concer"><thead><tr><th>Groupe</th><th>Tarifs concernés</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Membres LAS 1**</td><td>LAS 1 – Inscrits au Tutorat · LAS 1 – Inscrits au CREM sans le Tutorat · UE3 + UE4 (LAS 1)</td></tr><tr><td>**Membres LAS 2/3**</td><td>LAS 2/3 – Inscrits au Tutorat · LAS 2/3 – Inscrits au CREM sans le Tutorat</td></tr><tr><td>**Exclus**</td><td>Récupération sans passer l'épreuve (non placés)</td></tr></tbody></table>

### 6.2. Logique de répartition par amphithéâtre

<table id="bkmrk-priorit%C3%A9-amphith%C3%A9%C3%A2tr"><thead><tr><th>Priorité</th><th>Amphithéâtre(s)</th><th>Population cible</th><th>Ordre de tri</th></tr></thead><tbody><tr><td>1</td><td>Debré gauche → Debré droit → Debré haut</td><td>Membres LAS 1</td><td>CREM 1xxx en premier, puis 7xxx, puis autres</td></tr><tr><td>2</td><td>Côme Bas → Côme Haut → Beauchamps</td><td>Membres LAS 2/3 (CREM non 1xxx)</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>3</td><td>Beauchamps → Tourette</td><td>Non-membres LAS 2/3 + débordement Côme</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>4</td><td>Rambaud → Tourette</td><td>Non-membres LAS 1</td><td>N° CREM croissant</td></tr><tr><td>5</td><td>Tourette → Lefèvre</td><td>Débordements (file FIFO)</td><td>Ordre d'arrivée</td></tr><tr><td>6</td><td>Lefèvre</td><td>Dernier débordement</td><td>—</td></tr></tbody></table>

Les numéros de place sont attribués en triant les étudiants par numéro CREM croissant au sein de chaque amphithéâtre, à partir du plan de salle importé.

### 6.3. Lancer le placement automatique

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Lancer le placement**.
2. Patienter le temps du traitement.
3. Un message de confirmation indique le nombre d'étudiants **placés**, **non placés** et **en erreur**.

> Le placement peut être relancé à tout moment. Il remplace les affectations existantes (sauf les affectations manuelles si l'option est activée).

### 6.4. Réinitialiser le placement

<table id="bkmrk-option-comportement-"><thead><tr><th>Option</th><th>Comportement</th></tr></thead><tbody><tr><td>**Réinitialisation complète**</td><td>Supprime toutes les affectations, y compris les placements manuels</td></tr><tr><td>**Réinitialisation partielle**</td><td>Supprime uniquement les affectations automatiques ; les placements manuels sont préservés</td></tr></tbody></table>

1. Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Réinitialiser le placement**.
2. Choisir le mode de réinitialisation.
3. Confirmer l'action.

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## 7. Exports

### 7.1. Liste de salle par amphithéâtre

<table id="bkmrk-colonne-description--1"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place dans l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM de l'étudiant</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille (en majuscules)</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Amphi</td><td>Nom de l'amphithéâtre</td></tr><tr><td>Tarif</td><td>Catégorie tarifaire HelloAsso</td></tr></tbody></table>

En-tête fond bleu, colonnes dimensionnées pour impression directe.

### 7.2. Feuille d'émargement par amphithéâtre

<table id="bkmrk-colonne-description--2"><thead><tr><th>Colonne</th><th>Description</th></tr></thead><tbody><tr><td>N°</td><td>Numéro de ligne</td></tr><tr><td>N° Place</td><td>Numéro de place</td></tr><tr><td>N° CREM</td><td>Identifiant CREM</td></tr><tr><td>Nom</td><td>Nom de famille</td></tr><tr><td>Prénom</td><td>Prénom</td></tr><tr><td>Signature</td><td>Colonne vide pour signature manuscrite</td></tr></tbody></table>

Mise en forme pour impression : hauteur de lignes augmentée, couleurs alternées, bordures, en-tête foncé.

### 7.3. Export complet (ZIP)

Depuis le tableau de bord, cliquer sur **Exporter tout**. L'archive contient :

```
export-complet-examen-blanc.zip
├── listes/        ← listes de salle par amphithéâtre
└── emargements/   ← feuilles d'émargement par amphithéâtre

```

Seuls les amphithéâtres avec au moins un étudiant placé sont inclus.

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## 8. Droits d'accès

<table id="bkmrk-fonctionnalit%C3%A9-admin"><thead><tr><th>Fonctionnalité</th><th>Administrateur</th></tr></thead><tbody><tr><td>Tableau de bord</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Synchronisation HelloAsso</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Liste des étudiants</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Étudiants en erreur</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Affectation manuelle</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Vue par amphithéâtre</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Placement automatique</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Réinitialisation du placement</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export liste de salle</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export feuille d'émargement</td><td>Oui</td></tr><tr><td>Export complet ZIP</td><td>Oui</td></tr></tbody></table>

Les adresses e-mail autorisées sont définies dans la variable `AUTH_WHITELIST` sur le serveur par l'administrateur technique.

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## 9. FAQ

### La synchronisation a échoué, que faire ?

Vérifier la connexion internet. Si l'erreur persiste, contacter l'administrateur technique — il peut s'agir d'un token HelloAsso expiré nécessitant une régénération des identifiants API.

### Des étudiants n'apparaissent pas après la synchronisation, pourquoi ?

Seules les inscriptions au statut **Traité** dans HelloAsso sont importées. Les inscriptions en attente de validation ou annulées n'apparaissent pas.

### Un étudiant est en erreur, doit-on l'exclure ?

Non. Les étudiants en erreur sont tout de même placés. L'erreur signale une incohérence à vérifier manuellement. Corriger si nécessaire via l'affectation manuelle.

### Les placements manuels sont-ils conservés lors d'un nouveau placement automatique ?

Oui, avec l'option **Réinitialisation partielle**. Ils ne sont effacés qu'en cas de **Réinitialisation complète**.

### Peut-on relancer le placement plusieurs fois ?

Oui. Il est recommandé de vérifier les erreurs après chaque lancement.

### Comment obtenir les listes pour le jour de l'examen ?

Cliquer sur **Exporter tout** depuis le tableau de bord. Il est aussi possible d'exporter amphithéâtre par amphithéâtre depuis la vue dédiée.

### Un étudiant est exclu du placement, pourquoi ?

L'étudiant s'est inscrit avec le tarif **Récupération sans passer l'épreuve** : il ne passe pas l'épreuve et n'a pas besoin de place dans un amphithéâtre.

### Est-il possible de revenir sur une réinitialisation ?

Non. Toute réinitialisation est définitive. Effectuer un export complet avant toute opération importante.

# CM Tutorat P2/D1

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 19/05/2025 **Rédigé par :** Lutard Maud et Basséguy Anaëlle

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## Missions principales

Organisation du tutorat pour les étudiants de **P2** (2ème année de médecine / DFGSM2) et **D1** (1ère année de dentaire).

### Contenu pédagogique

- Créer des **cas cliniques** adaptés au niveau P2/D1
- Rédiger les annales et exercices de révision
- Préparer les **plannings de tutorat** en début d'année

### Organisation des séances

- Maximum **1 heure par semaine** de tutorat (pour ne pas surcharger les étudiants)
- Coordonner les tuteurs et les salles

### Communication avec les étudiants

- Utiliser **Messenger** pour répondre aux questions des étudiants tutorés
- Réactivité attendue pour les questions urgentes avant les examens

## Compétences requises

- Excellentes connaissances en médecine (niveau DFGSM2 minimum)
- Sens pédagogique
- Rigueur dans la création des cas cliniques
- Gestion de groupe

## Format des séances

- **Fréquence** : maximum 1h/semaine
- **Format** : cas cliniques, QCM, annales commentées
- **Communication** : Messenger pour questions entre les séances

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Tuteurs P2/D1</td><td>Coordination</td></tr><tr><td>Étudiants P2/D1</td><td>Public cible</td></tr><tr><td>Administration faculté</td><td>Réservation salles</td></tr></tbody></table>

# CM Tutorat Infirmier

**Pôle :** Tutorat **Mis à jour le :** 10/07/2025 **Rédigé par :** Énora GOUZIEN

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## Missions principales

Organisation du tutorat inter-filières pour les étudiants infirmier·ères et des filières paramédicales.

### Autorisations et cadre réglementaire

- Obtenir l'**autorisation du doyen** pour organiser les séances de tutorat inter-filières
- Contacts nécessaires : 
    - **Charlotte ROUSSEAU** (administration)
    - **Virginie NEVEU** (responsable pédagogique)

### Partenariat centre don du corps

- Travailler avec **Pauline BETOULLE** du **centre du don du corps** pour les sessions d'anatomie
- Organiser des séances pratiques d'anatomie pour les étudiants

### Coordination des formateurs

Coordonner les intervenants issus de différentes filières :

- **IFSI** (Institut de Formation en Soins Infirmiers)
- **ESF** (École de Sages-Femmes)
- **Médecine**
- **Kiné** (kinésithérapie)

### Gestion des absences

- Tenir une **liste noire des absentéistes** pour sanctionner les étudiants qui s'inscrivent sans venir
- Mettre en place un système de désistement dans les délais

## Compétences requises

- Connaissance du système de formation paramédical
- Capacité à coordonner des intervenants de différentes filières
- Rigueur administrative (gestion des autorisations)
- Sens de l'organisation

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>Charlotte ROUSSEAU</td><td>Autorisation administrative</td></tr><tr><td>Virginie NEVEU</td><td>Autorisation pédagogique</td></tr><tr><td>Pauline BETOULLE</td><td>Centre don du corps (anatomie)</td></tr><tr><td>Formateurs IFSI/ESF/Médecine/Kiné</td><td>Intervenants</td></tr><tr><td>VP Tutorat</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Étudiants infirmiers</td><td>Public cible</td></tr></tbody></table>