# Pôle Échanges

# CM Stages Inter-CHU

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 18 juin 2025 **Rédigé par :** BISSON Loïse

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## Missions principales

Gestion des échanges de stages entre CHU au niveau national (Inter-CHU).

## Calendrier détaillé

<table id="bkmrk-mois-action-octobre-"><thead><tr><th>Mois</th><th>Action</th></tr></thead><tbody><tr><td>Octobre</td><td>Ouverture des candidatures pour l'année suivante</td></tr><tr><td>Novembre</td><td>Traitement des candidatures, pré-sélection</td></tr><tr><td>Décembre</td><td>Validation et communication des attributions</td></tr><tr><td>Janvier-Février</td><td>Gestion des conventions de stage</td></tr><tr><td>Mars-Septembre</td><td>Suivi des stages en cours, gestion des problèmes</td></tr></tbody></table>

## Tâches principales

### Gestion des candidatures

- Recevoir et trier les candidatures des étudiants de Poitiers souhaitant partir
- Sélectionner les dossiers selon les critères définis
- Gérer les places disponibles dans chaque CHU partenaire

### Conventions collectives

- Rédiger et faire signer les **conventions de stage**
- Vérifier la conformité avec les exigences légales
- Assurer le suivi administratif

### Logement

- Informer les étudiants partants sur les solutions de logement dans les CHU d'accueil
- Gérer les éventuels logements mis à disposition par le CREM ou ses partenaires

### Coordination nationale

- Travailler avec les responsables Inter-CHU des autres facultés
- Participer aux réunions nationales ANEMF sur les échanges

## Compétences requises

- Rigueur administrative
- Connaissance du système hospitalier universitaire français
- Sens de l'organisation
- Bonne communication

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP Échanges</td><td>Supervision</td></tr><tr><td>Responsables Inter-CHU des autres facultés</td><td>Coordination nationale</td></tr><tr><td>Administration faculté</td><td>Validation des conventions</td></tr><tr><td>Étudiants</td><td>Accompagnement tout au long du processus</td></tr></tbody></table>

# VP IFMSA IN (Incomings)

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 2 Juillet 2025 **Rédigé par :** PRIGENT Thibaut

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## Missions principales

Accueil et accompagnement des **étudiants étrangers** (incomings) venant effectuer un stage à Poitiers dans le cadre de l'IFMSA (International Federation of Medical Students' Associations).

## Missions détaillées

### Avant l'arrivée

- **Vérification des documents** : s'assurer que chaque étudiant étranger a bien tous ses documents (assurance, convention de stage, vaccins…)
- **Organisation du terrain de stage** : contacter les services hospitaliers, trouver un encadrant, valider le lieu de stage
- **Logement** : trouver un logement pour chaque incoming (famille d'accueil, résidence étudiante, colocation)
- Envoyer le **welcome pack** (guide d'accueil contenant toutes les informations pratiques)

### Pendant le séjour

- **Activités culturelles** : organiser des sorties pour les incomings 
    - **Futuroscope**
    - **Aquascope** (aquarium de la Vienne)
    - **NFDP** (Nuit des Fédérations de Poitiers)
    - Autres activités découverte de Poitiers et de la région
- Être l'interlocuteur·trice des incomings pour toute question ou problème
- Animer la vie communautaire du groupe d'incomings

### Compétences linguistiques

- **Anglais obligatoire** : toute la communication avec les incomings se fait en anglais
- Maîtrise de l'anglais médical appréciée

## Compétences requises

- Anglais courant (obligatoire)
- Sens de l'accueil et de l'hospitalité
- Organisation
- Dynamisme et goût pour la gestion d'événements

## Welcome Pack

Contient typiquement :

- Guide de Poitiers (transports, hébergement, restaurants)
- Informations sur la faculté et le CHU
- Calendrier des activités prévues
- Contacts utiles (VP IFMSA IN, service des urgences, etc.)

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP IFMSA OUT</td><td>Coordination étroite</td></tr><tr><td>Services hospitaliers du CHU</td><td>Organisation des stages</td></tr><tr><td>Familles d'accueil</td><td>Hébergement des incomings</td></tr><tr><td>IFMSA nationale</td><td>Coordination nationale</td></tr></tbody></table>

# VP IFMSA OUT (Outgoings)

**Pôle :** Échanges **Mis à jour le :** 2 Juillet 2025

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## Missions principales

Accompagnement des **étudiants de Poitiers** (outgoings) souhaitant effectuer un stage à l'étranger dans le cadre de l'IFMSA.

## Missions détaillées

### Sélection des candidats

- **Organiser les oraux d'entretien** pour sélectionner les étudiants souhaitant partir
- Évaluer la motivation, les compétences linguistiques et la capacité d'adaptation
- Établir la liste des outgoings retenus

### Avant le départ

- **Préparer les documents** requis par le pays d'accueil : 
    - Convention de stage
    - Assurance maladie internationale
    - Carnet de vaccination (selon pays)
    - Autres documents spécifiques au pays d'accueil
- **Lien avec les NEOs** (National Exchange Officers) des pays d'accueil pour coordonner l'arrivée
- Remettre le **chéquier CREM** aux étudiants partants (pour les dépenses liées au séjour)

### Disponibilité

- **Disponibilité été obligatoire** : la plupart des stages IFMSA se déroulent en juillet-août, nécessitant une grande disponibilité estivale pour gérer les imprévus

## Compétences requises

- Anglais courant
- Connaissance des procédures IFMSA
- Sens de l'organisation
- Réactivité (gestion des imprévus à l'étranger)

## Chéquier CREM

Le CREM met à disposition un chéquier pour les outgoings, utilisable pour certaines dépenses liées au séjour (à définir selon les règles internes).

## Relations de travail

<table id="bkmrk-interlocuteur-nature"><thead><tr><th>Interlocuteur</th><th>Nature</th></tr></thead><tbody><tr><td>VP IFMSA IN</td><td>Coordination étroite</td></tr><tr><td>NEOs des pays d'accueil</td><td>Coordination internationale</td></tr><tr><td>Étudiants outgoings</td><td>Accompagnement tout au long</td></tr><tr><td>Trésorier·e</td><td>Gestion du chéquier CREM</td></tr><tr><td>IFMSA nationale</td><td>Coordination nationale</td></tr></tbody></table>