Pôle Animation

VP Animation

Pôle : Animation Mis à jour le : 2025

Missions principales

Compétences requises

Relations de travail

Interlocuteur Nature de la relation
VP Communication Coordination pour la communication des événements
Gérants de boîtes de nuit Partenariats et contrats
CM Gala, CM Ski, CM Sport & Culture Supervision directe
Trésorier·e Gestion des budgets événementiels

Événements organisés

[Outil] Organisation Gala

Manuel utilisateur

Application : gala.crem.fr Pôle : Animation Mis à jour le : 19/03/2026

1. Présentation générale

Gala CREM est une application web de gestion du gala annuel du CREM. Elle couvre l'ensemble du cycle d'organisation :

L'application s'adresse à trois profils d'utilisateurs :

Profil Rôle
Participant Choisit sa table via un identifiant personnel
Vente (VP Repro & Sophie) Inscrit les participants sur place le jour du gala
Administrateur (CM Gala & Sophie) Configure l'évènement, gère les inscrits, les tables et les exports

2. Accès à l'application

2.1. Connexion

L'authentification se fait exclusivement via un compte Google.

  1. Accéder à la page de connexion.
  2. Cliquer sur Se connecter avec Google.
  3. Sélectionner ou saisir le compte Google autorisé.
  4. L'application redirige automatiquement vers l'interface correspondant au rôle du compte (administration ou vente).

Les adresses e-mail autorisées sont configurées par l'administrateur technique. Seuls les comptes Google figurant dans la liste des administrateurs ou des vendeurs peuvent se connecter.

2.2. Déconnexion

Cliquer sur le bouton Déconnexion présent dans la barre de navigation de l'interface d'administration ou de vente.

2.3. Accès participant (sans connexion)

Les participants n'ont pas besoin de compte. Ils accèdent à l'interface publique de choix de table directement depuis la page d'accueil du site, à l'aide de leur identifiant personnel.

3. Parcours participant — Choix de table

Ce parcours est accessible à tout participant disposant d'un identifiant de 6 caractères, communiqué après son inscription.

3.1. Identification

  1. Se rendre sur la page d'accueil de l'application.
  2. Saisir l'identifiant de 6 caractères (lettres majuscules et chiffres) dans le champ prévu.
  3. Cliquer sur Valider.

Si l'identifiant est reconnu et que la phase de choix de table est ouverte, l'application affiche le plan de salle interactif. Dans le cas contraire, un message d'erreur s'affiche.

3.2. Sélection d'une table

Le plan de salle présente l'ensemble des tables sous forme de cartes numérotées. Chaque table est colorée selon sa disponibilité :

Couleur Signification
Vert Table disponible (3 places ou plus)
Orange Table presque complète (1 ou 2 places restantes)
Rouge Table complète (sélection impossible)
Bleu Table actuellement attribuée au participant

Pour choisir une table :

  1. Cliquer sur une table disponible (verte ou orange).
  2. Une fenêtre de confirmation apparaît, indiquant le numéro de table et le nombre de places restantes.
  3. Confirmer le choix.

Si le participant avait déjà une table attribuée, l'ancienne attribution est automatiquement remplacée par la nouvelle.

3.3. Confirmation

Après validation du choix, une page de confirmation s'affiche avec :

Le participant peut revenir à la page de sélection pour modifier son choix tant que la phase de choix de table reste ouverte.

4. Interface Vente — Inscription sur place

L'interface Vente est destinée au personnel chargé de l'accueil et de l'inscription des participants le jour du gala.

4.1. Accéder à l'interface

Après connexion avec un compte autorisé pour la vente, l'application redirige automatiquement vers l'interface d'inscription.

4.2. Liste des inscriptions

La page d'accueil de l'interface Vente affiche la liste des inscriptions récentes, paginée par groupes de 50.

Un champ de recherche permet de retrouver un participant par :

4.3. Inscrire un nouveau participant

  1. Cliquer sur Nouvelle inscription.
  2. Remplir le formulaire :
Champ Obligatoire Description
Prénom Oui Prénom du participant
Nom Oui Nom de famille
E-mail Non Adresse e-mail du participant
Régime alimentaire Oui Végétarien, sans gluten, etc.
Allergies Non Allergies alimentaires spécifiques
Catégorie Oui Type de tarif (ex. Adulte, Enfant)
Mode de paiement Oui Espèces, Chèque ou Carte bancaire
  1. Cliquer sur Enregistrer.

L'application génère automatiquement un identifiant unique de 6 caractères pour le participant. Cet identifiant est affiché sur la fiche de l'inscrit et sert pour le choix de table.

Si la catégorie choisie est gratuite, le statut de paiement est automatiquement positionné sur « Gratuit » et aucun mode de paiement n'est demandé.

4.4. Consulter une inscription

Cliquer sur le nom d'un participant dans la liste pour afficher sa fiche complète, incluant son identifiant.

4.5. Modifier une inscription

  1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Modifier.
  2. Ajuster les champs souhaités.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

4.6. Supprimer une inscription

  1. Depuis la fiche ou la liste, cliquer sur Supprimer.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive. Si le participant était attribué à une table, la place est libérée.

5. Administration — Tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de l'interface d'administration. Il offre une vue d'ensemble de l'édition en cours.

5.1. Indicateurs généraux

5.2. État des phases

Le tableau de bord indique si les deux phases de l'évènement sont ouvertes ou fermées :

5.3. Répartition par catégorie

Tableau détaillant le nombre d'inscrits par catégorie tarifaire (ex. Musicien, Étudiant classique, Invité d'honneur).

5.4. Répartition par statut de paiement

Statut Description
Payé Paiement reçu
En attente Paiement non encore perçu
Gratuit Catégorie exonérée de paiement

5.5. État des tables

Synthèse du remplissage des tables :

5.6. Régimes alimentaires

Liste des régimes alimentaires déclarés par les participants, regroupés par type.

6. Administration — Gestion des inscrits

6.1. Liste des inscrits

Accessible depuis le menu Inscrits, cette page affiche l'ensemble des participants enregistrés, paginés par groupes de 50.

6.2. Filtrer et rechercher

Filtre Description
Recherche textuelle Nom, prénom ou adresse e-mail
Catégorie Filtrer par catégorie tarifaire
Statut de paiement Payé, En attente ou Gratuit
Sans table Afficher uniquement les inscrits sans table attribuée

Les filtres sont cumulables.

6.3. Ajouter un inscrit

  1. Cliquer sur Ajouter un inscrit.
  2. Remplir le formulaire :
Champ Obligatoire Description
Prénom Oui Prénom du participant
Nom Oui Nom de famille
E-mail Oui Adresse e-mail
Régime alimentaire Non Contrainte alimentaire
Catégorie Oui Catégorie tarifaire
Statut de paiement Oui Payé, En attente ou Gratuit
Table Non Attribution directe à une table
  1. Cliquer sur Enregistrer.

Un identifiant unique est généré automatiquement.

6.4. Modifier un inscrit

  1. Dans la liste, cliquer sur Modifier en regard du participant.
  2. Ajuster les informations souhaitées, y compris la table et le statut de paiement.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

6.5. Supprimer un inscrit

  1. Cliquer sur Supprimer en regard du participant.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression est définitive et libère la place à la table si le participant en avait une.

7. Administration — Plan de salle

7.1. Vue d'ensemble

La page Tables présente l'ensemble des tables sous forme de cartes. Chaque carte indique :

Couleur Signification
Gris Table vide
Jaune Table partiellement remplie
Vert Table complète

Cliquer sur une carte pour déplier la liste détaillée des participants.

7.2. Retirer un participant d'une table

  1. Déplier la carte de la table concernée.
  2. Cliquer sur Retirer à côté du nom du participant.
  3. Le participant perd son attribution de table mais reste inscrit.

7.3. Déplacer un participant

  1. Déplier la carte de la table concernée.
  2. Cliquer sur Déplacer à côté du nom du participant.
  3. Sélectionner la table de destination parmi les tables disposant de places libres.
  4. Confirmer le déplacement.

Le système empêche le déplacement vers une table complète.

8. Administration — Configuration de l'édition

8.1. Paramètres de l'édition

Accessible depuis le menu Edition, cette page permet de configurer les paramètres de l'édition en cours.

Paramètre Description
Date Date de l'évènement
Lieu Lieu de l'évènement
Nombre de tables Nombre total de tables disponibles (défaut : 74)
Places par table Nombre de sièges par table (défaut : 9)
Inscriptions ouvertes Active ou désactive la phase d'inscription manuelle
Choix de table ouvert Active ou désactive le portail public de choix de table

Après modification, cliquer sur Enregistrer.

Lorsque le nombre de tables est augmenté, les nouvelles tables sont créées automatiquement. Il n'est pas possible de réduire le nombre de tables (pour éviter toute perte de données).

8.2. Gestion des catégories tarifaires

Les catégories définissent les différents tarifs applicables aux participants.

Ajouter une catégorie

  1. Dans la section Catégories, remplir les champs :
    • Nom : intitulé de la catégorie (ex. « Musicien », « Étudiant classique », « Invité d'honneur »)
    • Prix : montant en euros
    • Gratuit : cocher si la catégorie est exonérée de paiement (le prix est alors ignoré)
  2. Cliquer sur Ajouter.

Modifier une catégorie

  1. Cliquer sur Modifier en regard de la catégorie.
  2. Ajuster le nom, le prix ou le statut gratuit.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

Supprimer une catégorie

  1. Cliquer sur Supprimer en regard de la catégorie.
  2. Confirmer la suppression.

La suppression n'est possible que si aucun participant n'est rattaché à cette catégorie. Dans le cas contraire, il faut d'abord réassigner les participants concernés à une autre catégorie.

9. Administration — Exports

L'application permet d'exporter les données au format Excel (XLSX) pour exploitation externe (impression, partage, archivage).

9.1. Liste des inscrits

Menu : Exports > Inscrits

Colonne Description
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
E-mail Adresse e-mail
Catégorie Catégorie tarifaire
Prix Montant en euros
Table Numéro de table (vide si non attribué)
Statut paiement Payé, En attente ou Gratuit
Régime alimentaire Contrainte alimentaire déclarée

Les données sont triées par nom de famille.

9.2. Plan de salle

Menu : Exports > Plan de salle

Colonne Description
Table Numéro de table
Nom Nom de famille du participant
Prénom Prénom du participant
Catégorie Catégorie tarifaire
Occupation Nombre de places occupées sur le total (ex. 7/9)

Les données sont triées par numéro de table. Les tables vides sont incluses dans l'export.

9.3. Régimes alimentaires

Menu : Exports > Régimes alimentaires

Colonne Description
Régime Type de régime alimentaire
Nom Nom de famille
Prénom Prénom
Table Numéro de table

Seuls les participants ayant déclaré un régime alimentaire apparaissent dans cet export. Les données sont triées par type de régime puis par nom.

10. Rôles et droits d'accès

10.1. Matrice des droits

Fonctionnalité Participant Vente Administrateur
Choix de table (portail public) Oui — —
Inscription sur place — Oui Oui
Tableau de bord — — Oui
Gestion des inscrits — — Oui
Gestion des tables — — Oui
Configuration de l'édition — — Oui
Exports Excel — — Oui

10.2. Attribution des rôles

Les rôles sont déterminés par l'adresse e-mail du compte Google utilisé pour la connexion :

Un même compte peut cumuler les deux rôles. Dans ce cas, il accède à l'interface d'administration par défaut, mais peut également utiliser l'interface Vente.

La modification de ces listes est réservée à l'administrateur technique ayant accès à la configuration du serveur.

11. FAQ

Un participant a perdu son identifiant, comment le retrouver ?

Dans l'interface d'administration, rechercher le participant par son nom dans la section Inscrits. L'identifiant de 6 caractères est affiché sur sa fiche. Depuis l'interface Vente, utiliser la recherche par nom puis consulter la fiche du participant.

Comment fermer le choix de table avant l'évènement ?

Aller dans Edition, désactiver l'option Choix de table ouvert, puis enregistrer. Les participants ne pourront plus accéder au portail de sélection.

Un participant veut changer de table, comment faire ?

Deux possibilités :

Comment ajouter des tables supplémentaires ?

Aller dans Edition, augmenter le Nombre de tables, puis enregistrer. Les nouvelles tables sont créées automatiquement.

Comment modifier le prix d'une catégorie ?

Aller dans Edition, section Catégories, cliquer sur Modifier en regard de la catégorie concernée, ajuster le prix et enregistrer. Ce changement n'affecte pas rétroactivement le statut de paiement des participants déjà inscrits.

Peut-on supprimer une catégorie qui a des inscrits ?

Non. Il faut d'abord réassigner tous les participants de cette catégorie vers une autre catégorie, puis supprimer la catégorie devenue vide.

Comment obtenir la liste des régimes alimentaires pour le traiteur ?

Utiliser l'export Régimes alimentaires (menu Exports). Le fichier Excel obtenu peut être transmis directement au traiteur.

Est-il possible de revenir sur une suppression ?

Non. Toute suppression (inscrit ou catégorie) est définitive. Il est recommandé d'effectuer un export avant toute opération de suppression importante.

Comment savoir combien de places restent disponibles ?

Le tableau de bord affiche en temps réel le nombre de places restantes, ainsi qu'une barre de progression indiquant le taux de remplissage global.

Que se passe-t-il si un participant tente de choisir une table complète ?

Le système empêche la sélection. Les tables complètes apparaissent en rouge et ne sont pas cliquables dans le portail de choix de table.

CM Gala

Pôle : Animation Mis à jour le : 2025

Missions principales

Le/la CM Gala organise la soirée annuelle de gala du CREM, l'un des événements les plus importants de l'année.

Organisation de l'événement

Gestion logistique

Compétences requises

Calendrier type

Période Action
Sept-Oct Définir le concept, rechercher le lieu
Nov-Déc Réserver lieu, traiteur, DJ
Jan-Fév Lancer la vente de billets, trouver partenaires
Mars-Avril Finaliser logistique, communication
Mai-Juin Soirée Gala

CM Ski

Pôle : Animation Mis à jour le : 30/06/2025 Rédigé par : MICHELY Adèle

Missions principales

Organisation complète du voyage au ski annuel du CREM.

Avant le voyage

Pendant le voyage

Après le voyage

Compétences requises

Partenaire principal

Funbreak : tour opérateur spécialisé dans les voyages au ski pour les associations étudiantes.

Goodies

Commander généralement : pulls, bonnets, sacs, gourdes aux couleurs du voyage.

CM Sport & Culture

Pôle : Animation Mis à jour le : 03/07/2025 Rédigé par : Anne-Sophie Gousset

Missions principales

Organisation des événements sportifs et culturels pour les étudiants de la filière santé.

Événements sportifs

Événements culturels

Communication

Compétences requises

Partenaires

Partenaire Nature
TAP (Théâtre Auditorium de Poitiers) Partenariat pour les sorties cinéma/spectacles
Stade de rugby de Poitiers Réservation des terrains
Stade de football de Poitiers Réservation des terrains
Autres filières santé Coordination inter-filières